Se doter d'outils de production répond à un objectif primaire : augmenter sa productivité. Une application telle que FlowerDocs est vraisemblablement un outil de production.
Selon Wikipédia, la productivité se définit ainsi : "En économie, la productivité entend mesurer le degré de contribution d'un ou de plusieurs facteurs de production (facteurs matériels consommés ou facteurs immatériels mis en œuvre) à la variation du résultat final dégagé par un processus de transformation. La productivité est en lien avec les notions de rendement, d'efficacité, et d'efficience.
La "digitalisation", facteur de productivité ?
Toutes les entreprises souhaitent augmenter leur productivité. Cela améliore de facto leur efficacité, leurs coûts de traitement et bien sûr leur rapidité d'exécution.
Aujourd'hui, par le terme de "digitalisation", on entend améliorer un parcours numérique. Pour ce faire, plusieurs solutions sont possibles : un parcours digital complet et un parcours digital partiel en passant par la numérisation.
La digitalisation peut également désigner un ensemble d'informations. Nous pourrions utiliser comme synonyme à digital/digitalisation une donnée numérique, un document nativement électronique ou immatériel, car pas de passage par le papier ou un document numérisé.
La digitalisation permettrait donc de rendre linéaires et rapides les parcours utilisateurs. Le fait d'imprimer un dossier, le remplir à la main et le renvoyer par courrier crée cette cassure entre le client final et son parcours de souscription, d'où l'intérêt de la digitalisation des parcours clients pour un cheminement plus fluide. Au premier abord, la gestion des ces informations peut être simplifiée grâce à leur numérisation. Il est en effet mal aisé de gérer ces informations (documents électroniques, métadonnées) sans solution de gestion appropriée. Le terme de gestion de l'information contrairement à la Gestion Electronique de Documents est plus général. En effet, nous sommes dans un schéma bien plus large que la seule gestion d'un document et ses données, dans un plan de classement de façon statique.
Nous avons aujourd'hui besoin de distribuer les informations, les faire circuler, les valider et pour finir les consulter si besoin. Ne pas avoir accès à l'une de ces grandes fonctionnalités revient à les gérer hors système, par mails notamment. La gestion par mails entraîne une multiplication des versions et une perte d'information, entraînant ainsi une perte de productivité, alors que la digitalisation doit permettre d'avoir un ROI quantifiable à court / moyen / long terme.
La masse d'informations et sa gestion
L'être humain produit aujourd'hui essentiellement de l'information. Une donnée, un document (contrat, PJ, etc.) et même un post-it peut être considéré comme une information.
En effet, la révolution industrielle, la robotisation et la révolution numérique nous amènent à déléguer aux machines la production et la transformation des matériaux (industrie, énergie, etc.). Nous déléguons à l'humain la gestion des informations qui en découlent (données de production, coûts de transport s'il y en a, prix de vente, dossier client, parcours client, gestion back office, etc.).
Ces informations se sont multipliées, enrichies au point que des règlements comme le RGPD nous demandent d'encadrer notre gestion des données. La protection des informations ne s'applique pas uniquement aux données personnelles, mais bien à toutes informations. Les informations sont vivantes, changeantes, elles ont besoin d'être créées, envoyées, modifiées, validées, stockées, consultées, supprimées, etc., dans un cadre sécurisé.
A la fin des années 2000, nous étions sur une vision centralisée de l'information. Une application devait tout gérer, les traitements clients, métiers, front office, back-office. Cette vision de la gestion de l'information était telle que pour un processus, il fallait prévoir toutes les possibilités, toutes les exceptions possibles et inimaginables. Par ailleurs, il fallait commencer par des processus compliqués, pour ensuite en gérer de plus simples. En réalité, si nous arrivions à gérer les processus compliqués, il était possible de gérer tous les processus.
Tout cela fait que nous arrivions donc à des projets très longs avec une armée de maîtrise d'ouvrage : une maîtrise d'ouvrage métier, une maîtrise d'ouvrage applicative, des développeurs, des recetteurs, trois ans de projets, des millions engloutis et une application impossible à maintenir. Souvent le processus créé n'était pas/plus en phase avec le besoin initial car trop long à mettre en œuvre. La législation a pu changer, le besoin a pu ne pas être correctement décrit ou même mal développé, expliquant ainsi cette dissonance.
Modéliser un processus avec 50 étapes, une dizaine de métiers impactés et toutes les exceptions possibles et inimaginables, est-ce vraiment le bon choix ?
Les sachants, vos responsables métiers !
Arondor rend le pouvoir aux sachants : les fonctionnels, les métiers et les responsables métiers. Qui d’autre connaît le mieux les métiers de vos équipes que vos équipes elles-mêmes ?
Les cadres accèdent principalement à ce statut de deux façons :
- La qualification professionnelle
- L’expérience professionnelle
Dans les deux cas, la majorité des cadres accèdent à ce statut à la suite d'études longues ou de validation d'acquis d'expérience. Nous avons donc affaire à des métiers instruits avec de l'expérience et une légitimité. Autre facteur de succès de mise en place d'un projet : l'implication des responsables qui peuvent être acteurs dans cette mise en place.
Essayons maintenant de calculer les coûts engendrés et les économies induites. Prenons l'exemple des activités financières et d'assurance :
Selon l'INSEE et une étude statistique datant de 2012, les employés dont les activités financières et d'assurance coûteraient en moyenne à l'entreprise 53€ de l'heure. Ces 53€ comprennent le salaire brut, les charges, la formation, etc.
L’Association Information et Management (AIM) indique qu'un employé d’entreprise passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information papier ou numérique sans même la trouver. D'autres acteurs tels qu'IDC évalue à 19% le temps de recherche d'une information.
Les moyennes permettent de résumer une liste de valeurs numériques en un seul nombre réel, cependant la réalité est différente d'un métier à l'autre. Mais soit, faisons l'exercice de calcul du gain de productivité en l'améliorant de 25% seulement pour les entreprises de 50 salariés et de 13% pour les entreprises plus grandes. Cela nous amène respectivement à 2h et 1h de réduction.
Le ROI grâce à vos sachants et FlowerDocs
Arondor a développé sa solution de GED FlowerDocs, permettant ainsi d'augmenter la productivité des entreprises et notamment de faire baisser les coûts. Dans le cadre des établissements d'assurance financiers, rapportons la rémunération horaire au nombre d'heures consacrées à la recherche d'une information de façon hebdomadaire (7h30) au ROI par employé. En améliorant de façon significative (baisse de 2h sur les temps de recherches) le ROI, sa gestion de l'information serait de 100€ par mois par employé. Pour un "petit" établissement de 50 personnes, l'économie serait de 20 000€.
Reprenons l'exemple dans le cadre des établissements d'assurance et financiers de 250 personnes. Il faut compter une hausse de l'amélioration moyenne de 1h et non de 2h. Cette amélioration dépend aussi du nombre de documents générés et traités, le ROI par employé serait de 50€ par semaine. Si on rapporte ce chiffre au nombre d'employés, le ROI serait de 50 000€ mensuels.
En prenant le cas d'un établissement de 1000 personnes avec le même niveau d'amélioration d' 1h, le ROI serait alors de 100 000€ mensuels. Cette fonction n'affectera en principe que la moitié des employés et non la totalité des collaborateurs.
Améliorer sa gestion de l'information aurait donc une réelle incidence sur le chiffre d'affaires et directement sur le résultat d'exploitation. Cette meilleure gestion aurait à moyen terme un impact direct sur le chiffre d'affaires. Si les collaborateurs disposent de plus de temps et d'une meilleure disponibilité de l'information, ils peuvent se concentrer sur leur cœur de métier, la vente, le suivi client, la gestion de dossiers, etc.
Pour un de nos clients avec qui nous gérons leurs processus IARD, plus de 95 % de complétude de dossiers est assuré. Ce qui amène les collaborateurs à gérer de façon efficace et efficiente leurs dossiers.
La philosophie de la solution @FlowerDocs
Nous souhaitons aller plus loin, nous souhaitons les laisser maîtres à bord de leurs équipes, de leurs outils et de leurs processus.
La principale difficulté pour une personne novice en informatique va être de prendre en main ces outils et de comprendre les notions de gestion de projet, ainsi que le jargon informatique technique et fonctionnel.
Arondor a créé FlowerDocs comme application de diffusion et de validation de l'information ouverte aux non initiés, en simplifiant au maximum la création d'un processus. Ainsi, en passant par 4 écrans, chaque responsable de pôle, service, direction peut modéliser les processus de son équipe :
- Un onglet général
- Les étapes du processus
- Les métadonnées du processus
- Les pièces jointes du processus
FlowerDocs a été développé afin de donner une solution pré paramétrée, pré packagée, simple et intuitive. L'idée est qu'Arondor vous accompagne pour le paramétrage de votre organisation (Directions / Services), de vos utilisateurs et groupes d'utilisateurs.
De plus, la solution FlowerDocs est une solution disponible en SaaS.
Les coûts de la solution FlowerDocs
Pourquoi le SaaS ?
Le SaaS nous permet de faire une campagne de non régression, par montée de version qui sont au nombre de deux annuelles. Autrement dit, deux fois par an, nous développons de nouvelles fonctionnalités. Nous les mettons à votre disposition et nous les testons deux fois par mois. Cela induit alors une baisse de coûts pour nos clients. En travaillant sur des fonctionnalités génériques présentes pour tous nos clients et en faisant une seule campagne de tests de non régression, nous baissons nos coûts.
Si vous avez des besoins spécifiques hors roadmap, il est toujours possible de les intégrer à la solution, cela générera des coûts supplémentaires car à chaque montée de version, nous allons devoir tester pour vous ce besoin spécifique. L'avantage est que votre application ne sera pas buggée, l'inconvénient est que ce test vous sera facturé à vous seul. Il est donc temps de mettre en balance ce besoin particulier, cela est-il vraiment nécessaire ?
Le SaaS permet également lors de la montée de version de mutualiser cette nouvelle installation. L'avantage est que le stockage représente un coût dérisoire, la création de la plateforme dépend de vos besoins et de la complexité de votre SI.
Le prix à payer pour augmenter votre productivité et l'efficacité de vos équipes est donc assez marginal si on le compare aux économies d'une meilleure gestion de l'information.
Les fonctionnalités de FlowerDocs
FlowerDocs présente plusieurs bénéfices concernant:
- Les workflows et processus opérationnels stratégiques : réduisez l’erreur humaine en améliorant la continuité et la performance des processus métier en laissant la création aux métiers sans ligne de code et sans développeur.
- La technologie adaptative : modifiez votre façon de travailler rapidement et selon les besoins. Soyez alerté des problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent.
- Sa capacité modulable : gérez des millions d’activités et de tâches, de multiples processus et workflows, et coordonnez toutes les fonctions opérationnelles à l’échelle globale.
- La modélisation des données : il est possible de créer des données facultatives, obligatoires, liste à choix, texte, alphanumérique, numérique, dates, devise, liste hiérarchique, liste conditionnelle, Booléenne, texte libre, utilisateur, etc.
- Les documents : les documents peuvent être pour chaque étape de processus en lecture seule, obligatoires, multivalués (plusieurs pages), ne pas apparaître à une étape...
- Les acteurs externes : il est possible de créer en automatique des acteurs externes qui peuvent être des clients finaux, des partenaires ou des fournisseurs et qui auront une vue réduite de l'application avec un accès limité à l'application.
- La page web d'upload : il est possible de générer de façon dynamique une page web accessible via une URL et générée avec un token avec une durée de vie limitée afin de simplifier le portail d'upload des clients finaux.
- La vue dossier : une vue dossier à 360° avec l'ensemble des documents des dossiers le composant est accessible avec la mise en place d'un plan de classement dynamique (seuls les documents composant lesdits dossiers apparaissent).
- L'OCR / RAD / LAD : des fonctionnalités d'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) de RAD (Reconnaissance automatique de documents) et de LAD (Lecture automatique de documents) est accessible et activable par clients.
- L'application PLUME : interface d'envoi de mails directement dans la solution, chaque mail envoyé est injecté au processus en cours créé ainsi qu'au dossier.
- LOOL (LibreOffice Online) : cette fonctionnalité permet de modifier en ligne et directement dans la solution un document Microsoft.
Et bien d'autres à découvrir...
