Le traitement des factures en provenance des différents fournisseurs est une tâche fastidieuse et pour beaucoup d’organisations, cela se fait encore manuellement et au format papier. Devant le besoin d’accroître sa productivité, certaines entreprises cherchent aujourd’hui à améliorer le traitement de leurs factures ainsi que la qualité des relations avec leurs fournisseurs.
Comment améliorer la gestion de ses factures fournisseurs ?
C’est la problématique à laquelle Arondor a répondu en accompagnant une entreprise dans le secteur agro-alimentaire. Face à un volume croissant de données à traiter, cette société a souhaité acquérir une solution de Gestion Electronique de Documents, afin d’optimiser ses délais de traitement et de validation des factures entrantes, et de limiter les risques de perte et d’erreur.
Le traitement des factures fournisseurs, un processus long et complexe
Pour les entreprises gérant un gros volume de factures, des personnes sont entièrement dédiées à la réception et à la saisie des factures fournisseurs. La société qu’Arondor a accompagnée intégrait jusque-là des données financières et comptables de manière manuelle, éloignant les services de leur cœur de métier et entraînant des longueurs dans les délais de paiement ainsi que des risques sur la traçabilité comptable.
De plus, les factures étaient livrées manuellement à chaque service, de même que pour la validation. Enfin, des pertes de factures ont également été constatées et la productivité de l’entreprise n’était donc pas optimale.
Des réglementations relatives à la facturation
Les organisations sont également soumises à de nombreuses réglementations relatives à la facturation. Dans le cadre d’une opération commerciale entre deux professionnels, il est obligatoire de remettre une facture en double exemplaire et d’y indiquer notamment un grand nombre de mentions obligatoires (date d’émission, la date de règlement, le numéro de facture, la désignation des parties, etc.) et le Code Général des Impôts sanctionne toute organisation pour défaut de délivrance.
A compter du 1er janvier 2022, le projet de loi de finances prévoit un nouveau régime de sanction pour tout défaut de délivrance de facture ou non-comptabilisation, en différenciant ces deux situations. Ainsi, dès lors que l’opération commerciale n’a pas donné lieu à la remise d’une facture ou à sa pré-comptabilisation, l’amende fiscale ne pourra excéder la somme de 375 000 euros par exercice. A l’inverse, si n’il n’y a pas eu de transmission de facture mais une pré-comptabilisation, le taux de l’amende sera ramené à 5% sans que le total excède 37 500 euros par exercice.
Gagner en efficacité grâce à une solution de gestion électronique de factures
Dans un contexte où la traçabilité des factures est devenue un véritable enjeu pour répondre aux besoins de productivité et aux différentes réglementations, il était donc primordial pour cette entreprise de l’agro-alimentaire d’améliorer son processus métier.
Pour cela, cette dernière a donc fait le choix d’intégrer la solution de gestion électronique de documents Alfresco avec ses fonctionnalités de capture de données et la plateforme FlowerDocs et ses workflows pour automatiser les traitements et les processus d’approbation et de validation de la conformité.
Avec la mise en œuvre de ces logiciels de gestion documentaire, les utilisateurs peuvent désormais rapprocher les factures avec les bons de commande et les bons de livraison. Les factures sont ainsi gérées avec un suivi des délais de traitement et une pré-comptabilisation des factures dans l’ERP.
Améliorer sa productivité et sa relation fournisseur
Avec une solution de gestion électronique de documents, l’accès aux factures se fait également plus facilement et le gestionnaire a une visibilité sur toutes celles en cours (par fournisseur, services, objet, etc.), permettant ainsi une consultation des échanges sur les factures jusqu’au paiement, sans avoir à entrer dans l’ERP.
Le processus de validation est également amélioré puisque la validation de l’imputation des dépenses et des paiements se fait correctement. Enfin, la gestion de la trésorerie est plus simple et plus efficace.
En modifiant son processus de gestion des factures fournisseurs, cette entreprise de l’agro-alimentaire a noté une réduction sensible de ses délais de traitement et de paiement des factures, ainsi qu’une amélioration de la réactivité auprès de ses partenaires. Par ailleurs, cette démarche s’inscrit dans le respect des différentes réglementations liées à la facturation, grâce à un meilleur suivi et à l’intégration de l’ensemble des services dans le logiciel de gestion des factures fournisseurs.
Enfin, selon une statistique publiée dans une étude de l’IDC, la saisie manuelle des factures fournisseurs représente 30% du temps pour les services comptables. De plus, la dématérialisation des factures représente une réduction des coûts de 50 à 75% par rapport à un traitement papier, et réduit le temps de traitement d’environ 30%. Avec son expertise en GED et en dématérialisation, Arondor vous accompagne dans votre transformation digitale et répond à vos problématiques métiers.
