L'ECM et le Cloud : un rapprochement inéluctable

Rédigé par Arondor le 6 oct. 2020 05:51:16

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Pendant longtemps, L'ECM et le Cloud ont été antagonistes. Cette opposition se retrouvait dans la nature même de ces mots. Pour commencer, revenons un petit peu sur leur définition respective.

L’ECM (Electronic Content Management) ou GED (Gestion Electronique des Documents) désigne un référentiel informatique destiné à organiser et à gérer un ou plusieurs ensembles de documents informatiques et/ou numérisés. Ce type de référentiel a petit à petit envahi notre quotidien jusqu’à prendre une place importante. Cette invasion s’est accrue lors de la crise du Covid-19.

Le Cloud désigne l’accès à des services informatiques (Serveurs, Stockage, Logiciels) via l’Internet à partir d’un fournisseur.
Alors, pourquoi ces deux notions ont-elles été longtemps antagonistes ? Plusieurs raisons techniques peuvent aisément l’expliquer :

Le document par lui-même.

Les documents sont volumineux informatiquement. En effet, tout document représente un poids non négligeable. Ce poids se traduit automatiquement par un coût de stockage Cloud important.
Un enregistrement Base de Données pèse environ 1 ou 2 Ko alors qu’un document Word fait rapidement 150/200 Ko soit un facteur 100. Et ne parlons pas des documents numérisés avec un poids atteignant rapidement le Mégaoctet !

La consultation de documents.

L’accès via Internet au document n’était pas forcément aisé et rapide. Les utilisateurs fréquents ne pouvaient pas utiliser ce type de référentiel distant sans accuser directement une perte de productivité directe.
Le coût de la bande passante est également porté par le fournisseur SaaS.
Ces deux raisons ont longtemps bloqué le déploiement d’une réelle offre ECM sur le Cloud et ont alimenté les adversaires au Cloud.
En outre, les acteurs majeurs dans cet environnement ECM sont historiques. Nous  connaissons l’inertie classique et naturelle des grandes structures lors de grands changements. La “mise en Saas” des offres historiques a été freinée.
De l’autre côté (les nouveaux entrants) , les référentiels Documents n’ont jamais été une priorité pour les acteurs SaaS. En règle générale, l’attachement à un enregistrement (SAP, SalesForce, ServiceNow, etc...) est souvent limité pour éviter un coût important en stockage et un engorgement au niveau réseau.
Bien souvent, l'attachement est délégué à des acteurs tiers comme pour SAP, ou directement bridé dans le cadre de Salesforce.
En résumé, pour les grands acteurs (anciens et nouveaux), quand il s’agit de gérer les documents et/ou dossiers, le maître mot est et reste : “Circulez, il n’y a rien à voir”.

Bien souvent, par la force des choses, les utilisateurs ont longtemps privilégié une mise en place de référentiel ECM On-premise (en interne). En outre, il est toujours difficile de confier son patrimoine documentaire à un tiers (résistance naturelle et parfois justifiée au Cloud).
 
Pourquoi les choses changent-elles ?
 

Plusieurs facteurs sont à l’origine du changement. Ce changement reste timide, mais durable et concluant. Développons ces différents leviers :

  1. Financier

    Le coût du stockage Cloud a baissé ces dernières années et permet de conserver une volumétrie importante en s’assurant d’une exploitation informatique efficiente (mirroring, sauvegarde, ...etc).
  2. Technologique

    Les avancées  technologiques permettent également de rechercher et consulter les documents de manière rapide sans téléchargement. Ces avancées sont majeures car elles offrent un réel confort pour les utilisateurs finaux sur deux axes :

    - La recherche

    L’apparition de moteurs essentiellement Open Source ou de bases de données NoSql a changé la donne sur la façon de rechercher l’information. Ce phénomène entraîne une nouvelle génération de logiciel GED, dans un monde peu enclin aux changements.

    Les référentiels construits autour de briques logicielles tel que Elastic Search, Marklogic,... marquent une (r)évolution dans le domaine de l’ECM. Nous avons changé et notre façon de rechercher a évolué de manière radicale en peu d’années avec notamment les recherches sur nos moteurs de recherche type Google.
    Certaines briques historiques ne résisteront pas à cette évolution Darwinienne.

    - La consultation 

    Aujourd’hui, les technologies HTML5 nous permettent de consulter les documents sans forcément les télécharger. Google le permet, mais également des add-ons comme ARender. Ces avancées offrent un confort de navigation utilisateur tout en préservant la bande passante réseau et en offrant toutes les fonctionnalités attendues (annotations, manipulation, signature, ...etc).
    Ces avancées sont loin d’être innocentes. Les utilisateurs (B2C ou B2B) sont de plus en plus consommateurs de contenus.

    Vous n’êtes pas convaincu ? Tous les acteurs ECM le sont, si on regarde leurs acquisitions. 

    1. Structurel

    De manière globale, le réseau Internet avec la mise en place de la fibre optique ou l’amélioration du réseau mobile permettent de délivrer plus de contenus de bout en bout. Cela reste une des conditions pour permettre le déploiement d’applications riches dont l’ECM fait partie. Comment imaginer aujourd’hui un service de Streaming sans connectivité rapide ?
    On peut aussi ajouter le fait que les grands acteurs du Cloud étaient encore peu présents sur le territoire national. 

    2. Stratégique 

Le sens de l’histoire. La gestion des documents devient un enjeu stratégique même si longtemps ignorée pour des raisons historiques évoquées ci-dessus. Toutefois, la conformité, l’opérationnel nous rappellent tous les jours l’importance de ce type d’asset. 

Nous arrivons donc à la fin d’un antagonisme. Techniquement, tout est désormais possible. La crise du Covid a mis également en lumière les problématiques de partage et d’accès à distance, les documents/dossiers en font partie. Et ils ont cruellement manqué à certaines organisations pendant cette période. Cette crise risque d'accélérer certainement le mouvement.

Nos clients Cloud ECM n’ont pas regretté leur choix pendant cette période, bien au contraire.

Toutefois, l’ECM devra faire face à une normalisation des usages pour une adoption plus large dans l’univers SaaS, à l'instar des autres domaines (CRM, ERP, …). Et demain, “The World is Yours”. 

Le monde du Cloud offre des perspectives nouvelles avec des extensions infinies. Des expérimentations réservées aux grandes structures sont désormais accessibles à tous grâce à l’architecture et Catalogue Web Services proposés par leurs fournisseurs Cloud. Dès lors, les possibilités deviennent exponentielles :

Big Data ⇒ Classification Automatique, Analyse Contenu et Processus

Intelligence Artificielle ⇒ Aide à l'indexation et à la décision

Reconnaissance Image et Vocale des documents… etc

Des usages dont l’intégration est facilitée à partir de ses plateformes, émergent et risquent de devenir les normes de demain.

Alors, dans ce monde différent où le télétravail se généralise et se démocratise, c’est bien le moment d’avoir cette vraie réflexion pour éviter la rupture dans les processus métiers existants.


 

Sujets Gestion électronique de documents, Cloud, ECM