Les organisations modernes sont confrontées à des réglementations et des exigences de conformité de plus en plus nombreuses. En parallèle, elles doivent également gérer des volumes croissants d'informations avec des documents à la fois papiers et numériques. Tous ces changements obligent donc aujourd’hui les organisations à repenser leurs moyens de gouverner leurs informations et à en envisager de nouveaux.
Si la numérisation du contenu a simplifié, dans une certaine mesure, les pratiques de conformité manuelles, l'accumulation des données, d’informations et de logiciels est devenue un problème majeur et tisse une toile complexe qui nécessite des outils supplémentaires pour une gestion efficace.
Comment un viewer de contenu universel permet-il aux organisations de se conformer à des règlements de plus en plus complexes tout en assurant une gestion efficace de l'information ?
Garantir la facilité d’accès et la conformité des documents
Si une solution de Gestion Electronique de Documents ou autre système ECM peut fournir certaines fonctionnalités de conformité, l'utilisation d'un viewer de contenu universel peut apporter, par ses fonctionnalités, de nombreux outils pour garantir un niveau de conformité élevé.
L'adoption d'une solution unique, 100% web, qui se superpose aux systèmes existants, peut permettre d'accéder facilement au contenu de n'importe quelle solution ECM, dans n'importe quel format. Cette approche rationalise l'accès au contenu, empêche les téléchargements locaux et permet aux responsables de la conformité de consolider les contrôles et les exigences de sécurité via une solution de centralisation des données. Les données de chaque partie sont ainsi traitées en toute sécurité, ce qui renforce la confiance et les relations commerciales.
Assurer la protection des données sensibles
Les numéros de sécurité sociale, numéros de carte de crédit et autres données sensibles sont présents dans des milliers de documents, eux même présents au sein de référentiels multiples. Cela peut donc entraîner un traitement long, complexe et également être sujet à l'erreur humaine.
La fonctionnalité Redaction (masquage) d’un viewer de contenu utilise une technologie sophistiquée pour identifier et masquer intelligemment les informations sensibles des documents.
En amont, la fonction de masquage automatique (Automated Redaction) identifie le type d'information qui doit être protégé et le masquer automatiquement avant que le contenu soit mis à disposition d'un utilisateur. Cela permet ainsi un gain de temps considérable dans la protection des données, à la fois liées aux entreprises et aux clients (RGPD).
Gérer les droits d’accès des utilisateurs
La gestion efficace des droits des utilisateurs est essentielle pour garantir la conformité et empêcher l'accès non autorisé aux données sensibles. Les responsables de service doivent pouvoir avoir une vue d’ensemble sur l'activité des utilisateurs afin que les contenus sensibles soient toujours protégés.
A partir d’un viewer de contenu, il est possible de gérer les droits des différents utilisateurs. La centralisation du contrôle des accès permet une administration efficace des restrictions et également de s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés à réaliser certaines actions, comme la visualisation ou l'édition d'un document, puissent les réaliser.
Préserver l’exactitude du fichier initial
Lorsque l'on traite des informations sensibles de l'entreprise, telles que données financières, juridiques ou contractuelles, il est essentiel de garantir la validité et l'exactitude de ces données. Les organisations doivent retracer toutes les modifications apportées à un document ou garantir la cohérence des données tout au long du cycle de vie du document.
Avec un viewer full Web, le fichier initial reste inchangé tout au long de son cycle de vie. Toutes les annotations sont superposées au fichier initial, ce qui garantit l'intégrité de ce dernier. De plus, un audit détaillé et des rapports d'activité des utilisateurs permettent de suivre facilement ces annotations.
Sécuriser les documents en empêchant le téléchargement de contenu
Un Viewer de contenu 100% Web permet au contenu d'être streamé plutôt que téléchargé, permettant ainsi l'ouverture rapide des fichiers et éliminant les téléchargements longs ou les problèmes de stockage. Les documents sont rendus avec précision sans transmettre le document initial à l'utilisateur, éliminant aussi les risques de sécurité associés aux utilisateurs qui peuvent télécharger et sauvegarder des fichiers sensibles. Par ailleurs, la technologie de streaming permet une meilleure traçabilité et une visibilité complète sur l'activité des utilisateurs (pages lues, téléchargées, imprimées et envoyées à ou par un autre utilisateur).
Les solutions de GED (ECM) fournissent une base pour assurer la conformité, mais ne vont pas assez loin dans le respect des réglementations et peuvent être également sources d’erreurs humaines ou techniques. L'utilisation d'un viewer de contenu universel 100% web en tandem avec une solution de gestion de contenu offre de nombreux avantages aux responsables de la conformité, aux utilisateurs ainsi qu’aux clients, tous concernés par cette problématique.
Arondor a développé sa propre visionneuse de contenu, ARender Content Viewer, qui garantit l’intégrité des documents et leur conformité, tout en permettant aux utilisateurs un accès sécurisé et des capacités de partage de contenu situé dans n'importe quel système ou application.
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