Deux principaux axes entraînent aujourd’hui le recours à l’archivage électronique dans le cadre d'une transformation digitale.
Tout d’abord, de plus en plus de documents sont transmis de manière électronique, cet aspect étant notamment de plus en plus encouragé et imposé par de nombreux textes de lois. Se pose alors la question de l’archivage de ces documents, que ce soit pour une conservation pérenne ou une conservation légale.
Ensuite, le papier n’a pas disparu et son archivage est très coûteux (location d’un lieu de stockage, ventilation, isolation, gestion des risques incendies, inondations…), et prend donc beaucoup de place et n’est pas pérenne.
Dans cet article, découvrez les étapes de la mise en place de l’archivage électronique.
Pourquoi passer de l'archivage papier à l'archivage électronique ?
Le stockage et la destruction des mètres linéaires de papiers physiques coûtent des milliers d'euros chaque année aux entreprises, et même aux particuliers (qui n’a pas la moitié de sa cave encombrée par des cartons de papier « A garder » ?).
A titre d’exemple, nous avons accompagné les agences d’Ile-de-France d’une grande banque dans un projet de transformation de leur archivage papier qui a permis de supprimer l’équivalent en mètres linéaires de papier de 3 fois la Tour Eiffel.
Il est estimé que 4 documents sur 5 stockés en interne sont conservés inutilement, pour raison de doublons ou de valeur nulle. Cela signifie que vous pouvez vous délester de 80% de vos documents papiers en moyenne.
De plus, l'accès aux documents stockés est souvent coûteux car fastidieux, et souvent inutile. En effet, une grande quantité de documents qui a été demandée en désarchivage aurait pu être consultée au format électronique (coût moyen de 10€ par document désarchivé). Sans compter que les documents peuvent être détériorés par la phase de stockage et par le temps.
Pour finir, les documents électroniques peuvent remplacer un document papier dans 95% des cas, ce qui permet de se débarrasser de ces piles de documents qui encombrent le rebord de la fenêtre, tout en participant à l’effort de recyclage (selon l'ADEME, entre 17 et 20 % des arbres abattus dans le monde servent à l’industrie papetière).
L’archivage papier reste et restera d’actualité mais celui peut être couplé à un archivage électronique, qui va pouvoir piloter la vie de leurs équivalents papier.
Le cycle de vie d'un document
Dans le cas d’une alimentation papier, un circuit de dématérialisation est utile en amont.
Le cycle de vie d’un document va présenter 3 périodes principales :
- Durée d’Utilité Courante : l’accès au document doit être rapide car celui-ci peut encore activement être utilisé. Le document est en général accessible depuis une GED (Gestion Electronique de Documents) uniquement mais peut aussi être versé dans un SAE en tant qu’archives courantes, selon le degré de sensibilité de vos documents.
- Durée d’Utilité Administrative : l’accès au document est moins prioritaire, il est conservé pour des raisons administratives et est en général accessible qu’à une population dédiée. Il est alors versé dans un SAE (Système d’Archivage Electronique) en tant qu’archives intermédiaires.
- Destruction ou Conservation définitive : l’accès est document n’est plus nécessaire du tout (destruction) ou n’est plus nécessaire qu’à des fins informationnelle, légale ou patrimoniale. Les documents sont alors soit purgés soit conservés dans le SAE en tant qu’archives définitives.
Pourquoi passer à l'archivage électronique de manière générale ?
L’archivage électronique va permettre :
- De gérer ce cycle de vie de manière automatique, selon la typologie des documents par exemple et donc des règles adaptées (sans avoir à inonder son écran de post-its « Penser à faire le tri demain ou un autre jour »), avec des espaces d’accès dédiés et dont le coût va ainsi être optimisé
- De faciliter l’accès aux documents avec des outils de recherche performants ou la mise en place de dossiers thématiques
- De fiabiliser la conservation des documents que ce soit de l'archivage simple ou de l'archivage légal, sur la base des preuves et audits automatiques pour garantir l'intégrité des documents (plus de trace de café au milieu de la page ou de perte du contrat qui doit être présenté dans une heure…)
- De limiter le coût de stockage aux documents essentiels
- De limiter l’impact énergétique lié aussi bien aux documents papiers qu’aux documents électronique
Le ROI (Return on Investment) de la mise en place d’un projet d’archivage électronique est alors rapidement très positif, à court terme comme à long terme.
Comment passer à l’archivage électronique ?
L’archivage électronique est normé depuis plusieurs années maintenant pour être considéré comme archivage à valeur probante. Les deux principales normes sont :
- La norme française NF Z 42-013, norme française publiée en 2009 puis révisée en octobre 2020, qui précise les procédures techniques et organisationnelles permettant de garantir l'intégrité des documents lors de leur enregistrement, de leur stockage et de leur restitution
- La norme internationale ISO 14641:2018, publiée en 2018, qui se base sur la norme NF Z 42-013, pour définir les caractéristiques utiles d’un SAE
Pour passer efficacement à l’archivage électronique, les étapes essentielles sont :
- L’audit, l'étape clé : état des lieux des documents que vous gérez (typologie, volumétrie, cycles de vie utiles, contraintes, lieux de stockage et d’archivage à ce jour, accès...)
- Le cahier des charges : définition de votre besoin, dont les responsabilités et process utiles, en tenant compte de vos éventuelles contraintes (par exemple, bulletins de salaire avec accès via un coffre-fort électronique accessible aux salariés, documents patrimoniaux à versés aux archives étatiques, contrats avec accès aux différentes parties...)
- Le choix des outils adaptés :
- La solution de dématérialisation pour la numérisation du flux papier,
- La solution d’archivage papier,
- La solution de GED pour donner accès aux documents avant leur archivage,
- La solution d’archivage électronique,
- La mise en place des outils sélectionnés et l’accompagnement au changement auprès de vos utilisateurs et éventuels tiers ayant accès aux documents que vous gérez, via des portails par exemple
Pour finir, comment bien choisir ses outils ?
Pour bien choisir vos outils, quelques points-clés sont à prendre en compte.
Pour la solution de dématérialisation :
- Possibilité de Reconnaissance Automatique de Documents (RAD)/Lecture Automatique de Documents (LAD) pour faciliter la récupération des informations utilisées par la suite pour l’archivage (données et typologies)
- Possibilité d’envoi vers une GED et directement vers un SAE
- Adaptabilité pour prendre en compte les nouvelles données à acquérir et les nouvelles typologies
- Sécurité, traçabilité et respect de l’intégrité pour garantir la fiabilité de la numérisation
Pour le tiers archiveur : Comparatif Archimag
Pour la solution de GED :
- Interface ergonomique pour faciliter l’adhésion
- Recherches efficaces et idéalement visibilité par plan de classement thématiques pour s’adapter aux usages de chacun
- Gestion de records, process et case management performants pour identifier les typologies de documents et lancer les process d’archivage adaptés
- Adaptabilité pour répondre aux évolutions des besoins dans le temps
- Sécurité, traçabilité et respect de l’intégrité pour garantir la fiabilité de la numérisation
- Réversibilité pour garantir la pérennité de votre système
Pour la solution de SAE :
- Hébergement dans la localisation adaptée selon les documents (certains devant être spécifiquement hébergés en France ou au minimum dans l’Union Européenne)
- Recherches efficaces avec plans de classement adaptés selon le type d’archive
- Engagements contractuels (disponibilité, accès, sécurité)
- Respect des normes et capacité d’évolutions (la législation étant toujours en mouvement)
- Réversibilité pour garantir la pérennité de votre système
Comme vous l'aurez compris, il ne faut pas négliger ce sujet et il est important d’être accompagné compte-tenu de l’enjeu et de l’ensemble des aspects à prendre en compte.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute information complémentaire, Arondor peut vous accompagner tout au long de vos projets d’archivage électronique, en lien avec des partenaires spécialisés.
