De nombreuses organisations utilisent chaque jour une multitude de documents, impliquant ainsi la gestion de différentes données (pièces justificatives, factures, etc.). D’ailleurs, le traitement de ces documents est souvent chronophage pour les collaborateurs et également source d’erreurs alors que les données doivent être récoltées de façon précise.
Les solutions de dématérialisation utilisant l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères en français) permettent aujourd’hui de simplifier le processus de traitement des documents et apparaissent alors comme indispensables pour les entreprises qui utilisent chaque jour de nombreux documents différents. Pourtant, selon une enquête réalisée en 2021, plus d’une organisation sur deux ne dispose pas d’un système de numérisation pouvant reconnaître ou extraire les données de leurs documents (OCR logiciel ou OCR en ligne).
Une question se pose alors : comment gagner en productivité grâce à la lecture automatique de documents et l’extraction de l’ensemble des données des pièces justificatives ?
Qu’est-ce que l’OCR ?
Le terme OCR (Optical Character Recognition en anglais) consiste à convertir l’ensemble des images, fichiers PDF, documents papiers scannés, photos numériques, en fichiers consultables et modifiables (Word, Excel, etc.). Les systèmes de Reconnaissance Optique de Caractères peuvent reconnaître différentes polices et différents caractères imprimés, avec un taux de reconnaissance très fiable. Ainsi, cette technologie s’inscrit pleinement dans le processus de dématérialisation des documents au sein des entreprises, un des nombreux domaines d’expertise d’Arondor. Il existe des solutions OCR logicielles et des solutions OCR en ligne.
Quand parle-t-on d’OCR en ligne ?
Il existe plusieurs types de solutions de scan OCR en ligne, c’est-à-dire accessibles via un portail web. Certaines sont gratuites et disponibles simplement sur internet, avec pour vocation principale de convertir un texte initialement en format PDF vers un format éditable en traitement de texte. D’autres applications plus complètes sont également disponibles en ligne, mais requièrent un achat de licence. Ces applications font généralement partie de solutions de dématérialisation partielle ou intégrale, à l’image des solutions et technologies développées par Arondor. Ainsi, ces solutions de scan OCR en ligne permettent d’alimenter des bases de données utiles à la gestion d’entreprise et de faciliter la circulation et l’affectation des documents au sein de l’entreprise.
Cependant, ces solutions de dématérialisation de la gestion des documents peuvent également être installées sur les appareils sous la forme logicielle.
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Pourquoi utiliser l’OCR ?
Selon cette même étude, dans 53 % des organisations, les solutions de numérisation mises en place n’intègrent pas de logiciels dédiés à la reconnaissance ou à l’extraction de données importantes (OCR en ligne, LAD/RAD, etc.). Pourtant, grâce à l’extraction automatique et au vidéocodage des données, celles-ci peuvent être ensuite utilisées dans différents systèmes de GED (Gestion Electronique de Documents).
Avec l’OCR, l’ensemble des documents reconnus ont la même mise en page que les originaux. Le logiciel de vidéocodage analyse et traite tous les écrits, la conversion manuscrite se faisant automatiquement et rapidement grâce à un outil simple à manipuler. Au sein d’un document « océrisé », il est possible de rechercher un mot en particulier et d’extraire des informations sous la forme de métadonnées, ce qui facilite grandement le travail des utilisateurs.
Les enjeux de l’utilisation de l’OCR
Et pourtant, l’intérêt de ces technologies semble loin d’être évident pour les organisations. Quel que soit le type de document, le traitement de celui-ci est encore généralement effectué manuellement. D’ailleurs, la gestion du courrier entrant est l’exemple le plus significatif car beaucoup d'organisations traitent encore de manière manuelle ce processus, pourtant chronophage, source d’erreurs et à faible valeur ajoutée.
La Reconnaissance Optique de Caractères répond donc à des besoins en interne, comme celui de diminuer les délais et les coûts du travail manuel. Les bénéfices sont alors nombreux puisque l’OCR permet de gagner du temps, notamment lors des étapes de création, de traitement et de la réutilisation de nombreux documents différents. Par ailleurs, l’optimisation de la productivité est en recherche constante au sein des organisations. L’OCR le permet, notamment en réduisant le taux d’erreur dû à la saisie manuelle, en améliorant significativement la qualité des donnés, en facilitant la circulation d’informations puis en accélérant le traitement des factures.
Arondor intégère l’OCR avec son réseau de partenaires technologiques
Partenaire de Kofax depuis 2006 et 1er intégrateur à avoir mis en œuvre la suite KTA en France, Arondor dispose d’une connaissance approfondie dans le domaine de la dématérialisation. La solution Kofax OmniPage Capture SDK offre des fonctions rapides et précises d'OCR, d'ICR, de reconnaissance des codes-barres, de compression des PDF, de classification des documents et de traitement des formulaires. Avec sa technologie de scan OCR précise, Kofax permet aux organisations d’améliorer leur productivité, de réduire les coûts, et de raccourcir le développement grâce à une API simple à utiliser.
Avec ABBYY, Arondor propose également d’intégrer l’OCR au sein des entreprises. La solution FineReader PDF permet aux professionnels de maximiser leur efficacité sur leur espace de travail numérique. Bénéficiant de la toute dernière technologie OCR d’ABBYY et s’appuyant sur l’IA, FineReader PDF facilite la numérisation des documents. De plus, il est également plus simple de retrouver, modifier, protéger ou partager toutes sortes de documents et de travailler en mode collaboratif.
Arondor peut également déployer des solutions d’OCR en ligne, en fonction des besoins et contraintes de votre entreprise.
Aller plus loin avec l’OCR
Composante essentielle de la transformation digitale des organisations, la Reconnaissance Optique des Caractères, qu’elle passe par un logiciel ou un OCR en ligne, fait partie des technologies de la numérisation intelligente permettant d’automatiser le traitement de tous les documents entrants, papiers ou numériques. La mise en place de solutions de lecture automatique de documents n’est qu’une première étape pour une automatisation des processus. En effet, couplées à d’autres technologies telles que le Machine Learning, l’IDP, l’Intelligence artificielle ou encore la reconnaissance vocale et le traitement du langage naturel, les entreprises peuvent aller encore plus loin dans leur automatisation des processus métiers. Ainsi, cette capacité à combiner chacune de ces technologies garantit aux entreprises les meilleures performances, quels que soient les documents et leur qualité.
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