Le secteur des Assurances et Mutuelles repose sur l’utilisation précise des données récoltées, d’où un investissement important, depuis des années, dans des solutions de gestion des données. Néanmoins, une problématique reste toujours présente : comment utiliser la totalité des données disponibles avec les solutions ou outils dédiés ? La réponse réside dans la migration de données et les ETL (Extract Transform Load).
Selon l’IDC (International Data Corporation), une migration de données représente 60% de tout projet informatique de grande entreprise et permet d’étendre les capacités de stockage / gestion des données et d’utiliser pleinement les données pour prendre des décisions commerciales”. En somme, pour véritablement utiliser une donnée, il faut pouvoir la déplacer, l’enrichir et la retrouver par la suite !
Les ETL, au service de la rentabilité d’une entreprise
Si nous traduisons ETL (Extract-Transform-Load) en français, nous obtenons Extraction-Transformation-Chargement, ce qui correspond aux actions chronologiques de l’outil en question. Voici les détails de chaque étape :
- L’extraction : les données présentes dans un ou plusieurs systèmes sources vont être identifiées et prélevées selon des règles définies (taille, nomenclature, poids, type…). Ces systèmes sources sont variés (bases de données, fichiers, logiciels…).
- La transformation : les données vont suivre un certain nombre de règles et processus afin d’être converties dans le(s) format(s) souhaité(s). On peut parler ici d’une structuration ou enrichissement de ces données afin de pouvoir être exploitées.
- Le chargement : les données vont finir leur voyage dans le système cible (GED, base de données, Data Warehouse…). Pour cette étape, il existe deux types de chargement de données : complet et incrémental.
- Complet : chargement de données fait en une seule fois. Ce processus est idéal pour les situations où une entreprise veut changer de logiciel, centraliser toutes les données ou bien faire évoluer son système informatique. De même, certaines entreprises voulant transiter vers le cloud auront un intérêt d’utiliser un ETL.
- Incrémental : chargement de données fait en plusieurs fois, avec possibilité de récurrence (fréquence selon vos besoins, aussi bien journalière que mensuelle). Ce processus est idéal pour les organisations voulant garder le système source mais voulant régulièrement avoir de nouvelles données dans le système cible (pour avoir des données récentes ou bien faire de l’archivage).
Une solution ETL est donc nécessaire pour toute entreprise traitant de nombreuses données structurées comme non-structurées car le volume peut s’avérer être difficile à contrôler (mises à jour en temps réel des données, exactitudes, doublons…). Cet outil n’est pas qu’un simple outil de migration : il permet d’enrichir vos données, de fluidifier vos processus d’entreprise et d’atteindre les objectifs souhaités à travers de plusieurs cas d’usage existants.
Pourquoi mettre en place l’outil Fast2 d’Arondor ?
Depuis 2003, Arondor accompagne ses clients dans leur transformation digitale, et plus particulièrement dans les domaines de la GED (Gestion Electronique de Documents), dématérialisation, RPA (Robotic Process Automation), BPM (Business Process Management), compliance… Intégrateur, Centre de services, Editeur et Opérateur SaaS, Arondor est un véritable expert dans le domaine de l’ECM et propose une gamme de services et de solutions garantissant ainsi l’amélioration opérationnelle de ses clients. Arondor répond historiquement aux besoins et aux enjeux des secteurs de l’Assurance et de la Mutuelle et s’adapte aussi bien aux secteurs de l’Energie, du Secteur Public et de la Banque.
Forte de ces années d’expérience et des retours de ses clients, cas d’usage et projets réussis, Arondor propose également son propre outil ETL : Fast2.
Véritable outil de migration documentaire, Fast2 répond à plusieurs enjeux et besoins observés chez nos clients de l’Assurance Mutuelle :
- Volume : gestion de larges volumes de données (moyenne de migration de 250M de documents)
- Criticité : garantie l’exhaustivité et la cohérence des données transférées
- Diversité : adaptable à chaque besoin (transferts de données en masse ou bien spécifiques)
- Traçabilité & reporting : analyses des données dynamiques et récupération des erreurs
- Performance & planning : estimation du temps nécessaire d’opération (ETA) et réduire ou éviter les goulots d’étranglement (en moyenne x4 fois plus rapide pendant l’optimisation)
Voici les problématiques les plus régulièrement rencontrées :
- Le remplacement ou l’archivage de contenus dit “legacy”
- La migration de données On-Premise vers une solution sur le cloud
- Centralisation des données ou solutions
- Injections périodiques avec vérification des données
Sans grand étonnement, ces dernières sont inhérentes à tout type d’entreprise/activité et il faut donc éviter d’avoir recours à des solutions différentes ou trop spécifiques. En effet, généralement le coût d’installation de la solution est significatif (charges de projet, temps de formation…) et une solution trop spécifique ne va pas pouvoir bien évoluer dans le futur (par rapport aux nouveaux besoins des filiales, aux nouvelles stratégies ou aux opportunités).
Bénéfices de l’ETL Fast2
Les fonctionnalités d’un outil ETL est une chose, mais qu’en est-il des avantages ? Abordons dès à présent les différents bénéfices de cette solution et finissons avec un cas d’usage spécifique.
Tout d’abord, Fast2 est l’outil versatile par définition : grâce à sa simplicité de paramétrage et l’expertise d’Arondor, vous pourrez l’adapter à vos besoins et ceux de vos filiales, business units ou départements dans un moindre temps. De même, les nombreux connecteurs et injecteurs déjà existants (FileNet, AWS, Alfresco…) vont permettre une mise en route rapide de l’outil.
Nous avons vu précédemment que Fast2 avait des fonctionnalités de reporting, suivi et réduction des erreurs… et tout cela est possible grâce à son design qui permet d’avoir une visibilité globale de tous les processus et tâches.
Par ailleurs, Fast2 est disponible en version On-Premise mais également en solution Cloud, grâce à l’offre SaaS (Software as a Service) proposée par Arondor. Les avantages de cette offre sont l’absence de coûts liés à l’intégration et l’installation et une maintenance garantie pendant la durée du contrat. De même, Arondor travaille avec plusieurs fournisseurs de services cloud (AWS, Azure, OVH) pour s’accorder sur la politique interne des clients (en termes de sécurité informatique).
Voici un cas d’usage illustrant l’utilité de Fast2 dans le cadre d’un besoin de centralisation, partage collaboratif et gestion documentaire en mode SaaS.
Pour aller plus loin
Vous l’aurez compris : avoir recours à une solution ETL apporte de nombreux avantages pour votre organisation et Arondor répond aux différentes problématiques de migration de données et gestion documentaire avec sa solution Fast2. Mais comme toute entreprise, les enjeux dans le domaine de la GED/ECM ne se limitent pas à la migration de données et les ETL. En parallèle, Arondor a également développé deux solutions qui complètent à merveille Fast2 : ARender, la visionneuse universelle de documents, et FlowerDocs, la plateforme GED/BPM.
