Aujourd’hui, la dématérialisation est partout et la GED est devenue incontournable pour gérer le cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage, en passant par leur stockage et leur partage.
Qu’en est-il au sein de l’administration française ? Les services publics ne font pas exception à cette transformation digitale mais la situation est complexe et les enjeux sont majeurs. La modernisation des services de l'État doit aller de pair avec l’optimisation des services rendus aux usagers, tout en améliorant la qualité de travail des agents et mettre fin à toute la paperasse administrative. Mais les organisations sont souvent bloquées par des budgets restreints ou des solutions qui ne répondent pas précisément à leurs spécificités.
Comment optimiser le parcours du document au sein de l’administration pour répondre aux usages et aux besoins métier ?
Rouzbeh Barumandzadeh, Directeur de la BU ECM & BPM d’Arondor, et François Levelut, Responsable de la BU IBM & Red Hat pour SCC France, ont répondu à cette problématique dans un podcast que nous avons retranscrit et dans lequel ils vous expliquent comment améliorer la gestion de vos documents au sein du secteur public.
Un point sur la situation actuelle de la GED au sein du service public
La Gestion Electronique de Documents n’est pas un sujet nouveau pour l’administration, qui de tout temps, à gérer, continue à gérer et gérera des millions et des millions de documents. Toutefois, de nouvelles opportunités apparaissent au sein du service public :
- Une capacité technologique et une modernisation des solutions extrêmement fortes
- Des grands projets de modernisation de l’administration attendus par les usagers
- Des contraintes budgétaires inhérentes à l’administration et qui se sont accrues avec la pandémie du Covid-19
Une gestion de la dématérialisation décomplexifiée pour les administrations
Avant, chaque entité et métier dans les services publics s’occupait de stocker ses documents et un certain nombre de données, cependant l’accès aux informations et aux documents se faisait plus difficilement. Aujourd’hui, les modèles évoluent et les différentes entités communiquent entre elles. Ainsi, il est possible de retrouver des documents dans une entité métier et qui peuvent être utilisés dans une autre entité métier. L’objectif est donc de permettre aux utilisateurs de bénéficier d’une GED qui capitalise autour de ces différents documents, au sein d’une collectivité par exemple ou pour un usager.
Une harmonisation des processus métier grâce à la GED
Un document est souvent rattaché à un processus. Par exemple, pour une demande de permis de construire, l’usager doit apporter un ensemble de documents pour composer son dossier. Le dépôt de ces documents peut très bien se faire électroniquement à travers des portails et ces documents vont automatiquement intégrer une GED dans le système. Ensuite, une « tâche » est déclenchée, c’est-à-dire un processus/workflow associé à la demande et à un gestionnaire qui va contrôler l’ensemble du dossier. Une fois que celui-ci est complet, il est automatiquement validé. Cette validation de tâche va ensuite générer une nouvelle tâche au sein d’une autre entité dédiée, qui acceptera ou non la demande finale. Enfin, cette validation générera un courrier sortant, envoyé automatiquement auprès de l’usager.
L’intérêt d’une GED pour les administrations
Avant l’informatique, le papier était utilisé de façon importante. Les documents et courriers étaient distribués d’un étage à l’autre au sein d’une organisation et des personnes physiques se déplaçaient avec des paniers, entraînant parfois des pertes de documents, des oublis et des durées non maîtrisées dans le traitement d’un dossier pour un usager.
S’orienter vers une gestion électronique de documents permet une centralisation des documents, un gain de temps et de productivité, une rapidité d’exécution et une amélioration de la satisfaction des usagers.
Un exemple concret : celui des collectivités territoriales qui ont mis l’accent sur les aides sociales (MDPH). Certaines personnes ont des problématiques et des besoins financiers importants et il est nécessaire de débloquer des fonds rapidement. La GED permet ainsi d’accélérer le traitement des dossiers grâce aux différents processus mis en place au sein de l’organisation.
Concilier budget et qualité de service
Certaines administrations disposent encore d’un très faible budget en ce qui concerne leur gestion électronique de documents. Pour celles-ci, il peut être utile de s’orienter vers d'autres organismes ayant déjà mis en place des solutions afin de gagner du temps et de réduire les coûts.
Par ailleurs, il existe également de plus en plus de solutions clés en main. En effet, la GED va permettre de répondre à un besoin métier et des solutions peuvent s’interfacer à une solution de GED pour multiplier les usages et des coûts moins importants.
Ainsi, le secteur public est en pleine transformation digitale, mais doit encore répondre à des enjeux majeurs. En effet, les citoyens attendent beaucoup des organismes et notamment que l’administration publique se simplifie en répondant rapidement aux dossiers et aux besoins des usagers. En tant qu’expert ECM, Arondor accompagne les organisations du secteur public dans leurs projets de transformation digitale, en intégrant les solutions de ses partenaires.
