Le KYC ou Know Your Customer impose aux organismes financiers, assurances, mutuelles, organismes de retraite, institutions de pari (voir la liste exhaustive sur Legifrance), etc. d'identifier et de vérifier les éléments d'identification de leurs clients et bénéficiaires de contrats.
Ces opérations doivent être effectuées dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
Pour ce faire, ces organismes doivent collecter un certain nombre de documents et d'informations à jour :
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Au titre de la connaissance de la relation d'affaires :
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Le montant et la nature des opérations envisagées ;
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La provenance des fonds ;
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La destination des fonds ;
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La justification économique déclarée par le client ou le fonctionnement envisagé du compte.
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Au titre de la connaissance de la situation professionnelle, économique et financière du client et, le cas échéant, du bénéficiaire effectif :
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Pour les personnes physiques :
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- La justification de l'adresse du domicile à jour au moment où les éléments sont recueillis ;
- Les activités professionnelles actuellement exercées ;
- Les revenus ou tout élément permettant d'estimer les autres ressources ;
- Tout élément permettant d'apprécier le patrimoine ;
- Pour les personnes morales :
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- La justification de l'adresse du siège social ;
- Les statuts ;
- Les mandats et pouvoirs ;
- Ainsi que tout élément permettant d'apprécier la situation financière ;
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- Pour les structures de gestion d'un patrimoine d'affectation sans personnalité morale, d'une fiducie ou de tout autre dispositif juridique comparable relevant du droit étranger, un document justifiant la répartition des droits sur le capital ou sur les bénéfices de l'entité au nom de laquelle l'ouverture d'un compte ou l'exécution d'une opération est demandée.
Pour ces organismes, collecter ces différentes informations peut donc être un vrai casse-tête et une perte de temps, selon le processus et la nature du client.
FlowerDocs e-Enveloppe, la solution permettant de gérer simplement l'ensemble des flux circulants
Avec son module e-Enveloppe, FlowerDocs permet de gérer la complétude d'un dossier avec une vue dossier à 360° où seront présents tous les documents collectés, les courriers reçus et envoyés au client.
La garantie d'un dossier complet
La souscription d'un particulier en banque et la souscription d'une assurance pro implique de réunir des documents et informations différentes.
Le module e-Enveloppe permet de gérer la complétude par type de processus. A chaque étape du parcours, des documents différents, optionnels, obligatoires, multivalué vont pouvoir être demandés.
Les clients peuvent les envoyer par mail pour une intégration directe et automatique à leur processus ou il est possible de les uploader manuellement directement par ledit client. En effet, la solution est ouverte en nombre d'utilisateurs sans surcoût.
Un contrôle automatique des informations et documents liés au dossier client
e-Enveloppe est nativement interfacée avec la solution TotalAgility de Kofax qui permet :
- D'extraire les données en temps réel lors de l'upload du client ou du conseiller
- De prendre en temps réel une photo des documents
- D'extraire les données tels que les noms, prénoms, IBAN, etc.
- D'effectuer des contrôles métiers : le nom présent sur la CNI est bien le même que celui saisi par le client, etc.
Exemple de gestion de dossier KYC dans e-Enveloppe :
Déjà mise en place et mise en production, cette solution permet d'avoir des dossiers de souscription avec un taux de complétude à plus de 95%!
Il est également possible d'aller plus loin car en plus d'être éditeur de solutions de Gestion électronique de courriers, Arondor est intégrateur et peut vous accompagner pour toute demande spécifique.
