Facturation électronique : comment s’y préparer dès maintenant ?

Depuis 2014, la facturation électronique à destination de l’administration publique est obligatoire en France. La Directive Européenne 2014/55/EU, publiée en avril 2014, a donné aux pays la possibilité d’instaurer des réglementations locales, obligeant les fournisseurs à envoyer leurs factures aux administrations publiques par voie électronique.

Selon l’ordonnance du 26 juin 2014, l’obligation d’envoyer les factures au format électronique pour tous les fournisseurs de la sphère publique, via la plateforme Chorus Pro, s'est étalée de 2017 à 2020 selon leur taille : 

• 1er janvier 2017 : grands comptes (+ de 5 000 employés)
• 1er janvier 2018 : ETI (de 250 à 5 000 employés)
• 1er janvier 2019 : PME (de 10 à 250 employés)
• 1er janvier 2020 : TPE (- de 10 employés)
  
  

Qu’en est-il de la facturation électronique dans le secteur privé ? 

Facturation électronique B2B, loi de finance 2020

Suite à l'obligation de dématérialisation des factures à destination de l’administration publique (B2G), c'est au tour des échanges inter-entreprises (B2B) d'être dématérialisés. L’article 153 de la loi de finances 2020, votée le 28 décembre 2019, annonce la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions B2B domestiques à partir du 1er juillet 2024. Cette obligation repose sur 4 objectifs principaux :

• Renforcer la compétitivité des entreprises
• Lutter contre la fraude à la TVA
• Piloter plus efficacement l'activité des entreprises
• Faciliter les déclarations de TVA
  
  

🗓 Calendrier de mise en application 

La mise en place de l’obligation de facturation électronique se fera progressivement, en tenant compte de la taille des entreprises, afin que chacune puisse s’approprier ses nouvelles obligations dans les meilleures conditions. La facturation électronique s’appliquera à compter du :

• 1er juillet 2024 : en réception à l’ensemble des assujettis et, pour l’émission, aux grandes entreprises,
• 1er janvier 2025 : pour les entreprises de taille intermédiaire,
• 1er janvier 2026 : aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.
  
  

Le déploiement de l’obligation de transmission des données à l’administration suivra le même calendrier. 

Concernant la réception de factures, toutes les entreprises auront l'obligation d'accepter les factures au format électronique à partir du 1er juillet 2024, quelle que soit leur taille.

🚀 Comment être prêt ?

La réforme sur la généralisation de la facturation électronique entrera en vigueur progressivement à partir du 1er juillet 2024 et sera pleinement achevée au 1er janvier 2026, apportant des changements significatifs aux entreprises françaises.

• Anticiper l’entrée en vigueur de la réforme 

Au 1er juillet 2024, les entreprises devront être en capacité de recevoir les factures au format électronique. En anticipant cette échéance, vous pourrez être prêt à temps et, surtout, vous entourer d'acteurs qualifiés pour vous accompagner. Attention, ils sont peu nombreux et très demandés.

• Revoir les process de son entreprise

Cette réforme est l’occasion de revoir vos processus et d’améliorer ceux qui, actuellement, ne sont pas optimisés. Les processus cibles doivent être conformes à la facturation en ligne et aux rapports électroniques.

• Estimer la conduite du changement et impliquer l’ensemble des équipes 

Les flux entrants et sortants seront impactés, il sera donc nécessaire d’accompagner aussi bien les membres de l’entreprise, les acheteurs, les fournisseurs que les clients. 

• Savoir fonctionner sur deux modes différents pendant 18 mois

Après vos factures fournisseurs, il faudra vous préparer à la mise en conformité pour les échéances liées aux factures clients. Ainsi, pendant 18 mois, vous devrez peut-être vivre avec deux systèmes différents jusqu’à votre mise en conformité totale vis-à-vis de la réforme.

❓ Quelle plateforme choisir ?

Lors de la mise en conformité, le gouvernement vous permet de recourir à une plateforme de dématérialisation dite “partenaire” de l’administration ou à un portail public de facturation.

• Le Portail Public de Facturation (PPF)
  

Le Portail Public de Facturation est une plateforme créée par le gouvernement qui regroupe les factures électroniques et les informations obligatoires à transmettre à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP). Outil gratuit, il est basé sur la plateforme Chorus Pro déjà existante et offre suffisamment de fonctionnalités  pour assurer la conformité. 

En revanche, le portail ne permet pas de répondre à vos besoins métier ou aux autres flux concernés par la réforme (e-reporting, flux BtoC). De plus, ses fonctionnalités sont limitées, notamment en termes d’automatisation et nécessite un traitement manuel. Contrairement aux PDP et aux OD, il respecte la durée de l'archivage fiscal (6 ans) mais ne permet pas d’assurer la durée d'archivage commercial (10 ans) nécessaire pour les litiges commerciaux.

• L’Opérateur de Dématérialisation (OD)

L’Opérateur de Dématérialisation agit comme intermédiaire privé entre les entreprises et le PPF. Il permet de répondre à la mise en conformité tout en offrant des fonctionnalités métier (archivage, gestion du flux B2C, workflows de validation etc.).

L’OD est une solution payante et non immatriculée par l’administration fiscale. Dépendant du PPF ou d’une PDP pour pouvoir transmettre des factures à l'administration fiscale puis au destinataire final, il n’est pas non plus en mesure d'extraire des données comme le PPF ou une PDP, ni de gérer l’e-reporting.

• La Plateforme de Dématérialisation (PDP)

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un tiers de confiance immatriculé et certifié auprès des organismes fiscaux, qui se charge d’émettre et recevoir des factures en toute sécurité. Elle répond aux besoins en termes de conformité globale, mais aussi aux besoins métier comprenant des fonctionnalités clés telles que : l’e-reporting, l’archivage de l’original de la facture, le workflow de validation, la gestion et la diffusion des autres flux de facturation.

Le principal avantage de la PDP est de pouvoir transmettre directement des factures à la plateforme de l’acheteur, ce qui apporte plus de flexibilité notamment dans le format envoyé. Son principal inconvénient concerne son coût. Il est donc nécessaire de connaître les besoins à l'avance.

En quoi Arondor et Esker répondent aux enjeux de la réforme de la facturation électronique ?

Arondor a choisi d’intégrer la plateforme d’Esker dans son offre de services. Basée sur des technologies d’intelligence artificielle et de RPA, la plateforme cloud d’Esker permet aux organisations de gérer l’ensemble des cycles fournisseurs (Procure-To-Pay) et clients (Order-To-Cash) depuis une seule interface.

La solution Esker de digitalisation des factures fournisseurs permet aux entreprises d’optimiser leur processus grâce à la suppression des interventions humaines, réduire les cycles de traitement et donc de respecter les échéances de paiement.

En ce qui concerne la solution de dématérialisation des factures clients, elle permet d’automatiser la diffusion et l’archivage de toutes les factures papier et électroniques, y compris l’EDI, conformément aux réglementations en vigueur dans plus de 60 pays. Elle est capable de traiter plusieurs formats de factures (PDF, XML, UBL, Facturae, Fattura-PA, etc.), de communiquer avec différentes plateformes d’administrations publiques (dont Chorus Pro, FACe, SDI, PEPPOL, etc.) et d'avoir une visibilité en temps réel sur le statut d'envoi des factures.

La solution Esker fournit également des tableaux de bord personnalisables, intégrant des indicateurs clés, permettant aux équipes d'optimiser le suivi des performances et le pilotage de l'activité. Des rapports peuvent également être partagés en interne de manière automatique. 

2023 est donc une année cruciale pour les organisations françaises qui doivent s'engager dans la voie de la facturation électronique. A la fin de l'exercice en cours, il ne restera plus qu'un an pour préparer l'obligation de réception applicable à toutes les entreprises, et ce quelle que soit leur taille. Toutefois, il n'est pas encore trop tard pour établir un échéancier et mettre en place votre plan d'actions pour 2023.

N’hésitez pas à nous contacter pour tout projet de transformation digitale, Arondor vous accompagne dès le cadrage du projet (recensement de votre besoin) jusqu’à son déploiement au sein de votre structure (formation et accompagnement au changement auprès des utilisateurs finaux).

➡️ Télécharger la présentation du webinaire : " Facturation électronique B2B : quel plan d'action pour être en conformité ? "