L’évolution rapide des technologies bouleverse la manière dont les entreprises orchestrent et automatisent leurs processus métiers. Alors que le Business Process Management (BPM) a longtemps joué un rôle central dans cette transformation, une approche plus vaste, le BOAT, émerge. Le BOAT va bien au-delà du BPM traditionnel, intégrant des technologies avancées d’orchestration, de gestion des données (DATA) et de fédération des cas d’usage au sein d’un portail utilisateur. Cet article explore comment le BOAT redéfinit le BPM et contribue à une gestion plus intelligente et intégrée des opérations d’entreprise.
Le BPM comme composante du BOAT
- Le BPM traditionnel : Le Business Process Management est depuis longtemps la pierre angulaire des entreprises cherchant à optimiser leurs flux de travail. Il se concentre sur la modélisation, l’automatisation et l’amélioration continue des processus métiers afin de maximiser l'efficacité et la rentabilité.
- Le BPM dans le BOAT : Cependant, dans le cadre du BOAT, le BPM n’est plus qu’une partie du tout. Il devient une composante intégrée dans une approche beaucoup plus large qui inclut l’orchestration, l’automatisation, et une meilleure gestion des données. Ainsi, le BOAT utilise le BPM comme levier pour orchestrer des systèmes variés, tout en gérant des données et des interactions plus complexes.
Complémentarité : Alors que le BPM se concentre sur la modélisation et l'optimisation des processus, le BOAT élargit cette vision pour inclure également l’automatisation avancée, la gestion des données en temps réel, et une interface centralisée pour les utilisateurs. Le BOAT représente donc une évolution naturelle du BPM.
Qu’est-ce que le BOAT ?
Le Business Orchestration and Automation Technologies (BOAT) est une approche globale qui va au-delà du BPM en orchestrant des systèmes variés, en automatisant des processus complexes et en facilitant la gestion et l’exploitation des données au sein d'une interface utilisateur fédérée.
Les composantes clés du BOAT :
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- Orchestration des processus métiers : Coordination intelligente des processus et systèmes pour assurer une gestion fluide et une harmonisation des opérations d'entreprise.
- Automatisation avancée : En intégrant des technologies comme le RPA (Robotic Process Automation) et l'intelligence artificielle, le BOAT automatise des tâches complexes et répétitives, libérant ainsi du temps pour les employés.
- Gestion des données (DATA) : L’un des points forts du BOAT est sa capacité à gérer des volumes massifs de données provenant de différentes sources, en exploitant ces données en temps réel pour améliorer la prise de décision.
- Fédération des cas d’usage au sein d’un portail utilisateur : Un autre aspect unique du BOAT est la fédération des cas d’usage au sein d’un portail utilisateur centralisé, offrant une interface unifiée pour accéder aux différents processus métiers.
Les aspects DATA dans le BOAT
Conception des modèles de données : Le BOAT repose sur une gestion rigoureuse des données, qui commence par la conception de modèles de données robustes et adaptés aux besoins des processus métiers. Ces modèles garantissent une structure claire et cohérente des informations, facilitant leur utilisation dans les processus automatisés et assurant une continuité des données entre les différentes étapes de l'orchestration.
Fédération avec des bases de données externes et outils tiers : Le BOAT se distingue par sa capacité à fédérer des données issues de diverses sources, incluant des outils ou bases de données externes. Cela permet d’intégrer de manière fluide des informations provenant de partenaires, de systèmes legacy ou d’autres sources externes, augmentant ainsi la richesse des données disponibles pour les processus automatisés.
Gestion des documents non structurés : En plus des bases de données traditionnelles, le BOAT intègre des documents non structurés tels que des contrats, des factures ou des rapports, qui sont inclus dans les processus métiers. Cela permet de traiter et d'exploiter des informations clés contenues dans ces documents, en les intégrant au même titre que les données structurées dans les flux de travail.
Exploitation des données en temps réel : Une fois fédérées, les données issues de différentes sources sont exploitées en temps réel par le BOAT. Cela permet d’ajuster rapidement les processus métiers en fonction des données actualisées, offrant une réactivité et une efficacité accrues pour l’ensemble des opérations.
La Fédération des cas d’usage dans le BOAT
Jusqu’à présent, pour utiliser les différentes briques du BOAT, il fallait installer plusieurs logiciels et se connecter à chacun indépendamment. Les plateformes BOAT apportent donc une grande innovation :
- Portail utilisateur centralisé : Le BOAT permet une fédération des différents cas d’usage métiers au sein d’un portail utilisateur unique. Cela signifie que les utilisateurs peuvent interagir avec des processus variés, surveiller les données et accéder aux outils d’automatisation à partir d’une interface unifiée.
- Simplicité et personnalisation : Ce portail fédéré permet aux utilisateurs d’avoir une vue complète sur les processus métiers pertinents pour leur rôle, et l’accès à des fonctionnalités adaptées à leurs besoins spécifiques.
Les avantages globaux du BOAT pour l’entreprise
- Orchestration complète : Le BOAT ne se contente pas de gérer des processus individuels comme le BPM traditionnel, il orchestre l’ensemble des opérations d’une entreprise, en connectant les différents systèmes, données et utilisateurs.
- Amélioration de l'efficacité : En combinant BPM, DATA et fédération des cas d’usage, le BOAT améliore non seulement les flux de travail, mais aussi la qualité des données et l'interaction avec les utilisateurs, menant à une performance organisationnelle accrue.
- Agilité : Le BOAT permet aux entreprises de s’adapter plus rapidement aux changements de marché et aux besoins des clients grâce à une gestion intégrée des processus et des données.
L’exemple par l’usage : Vers une gestion simplifiée de l’indemnisation en cas d’arrêt de travail - Les premières étapes vers le BOAT
Contexte :
Un grand groupe d’assurance amorce une transformation de son parcours d’indemnisation pour arrêt de travail en intégrant diverses technologies pour orchestrer les échanges de données via FranceConnect, automatiser certaines tâches et simplifier l’expérience client. Bien qu’il ne s’agisse pas encore d’une véritable approche BOAT, cette mise en place représente les premières étapes vers une gestion intégrée des processus métiers, avec pour objectif de fluidifier les interactions et d’améliorer la gestion des données client.
Objectif :
Faciliter le parcours d’indemnisation des assurés en arrêt de travail via une intégration partielle des processus et des données. Cette initiative réduit la charge administrative pour l’assuré en permettant une récupération automatique des informations de la CNAM, ce qui évite de remplir manuellement des données et accélère le traitement des sinistres.
Fonctionnalités et Technologies Utilisées :
- Orchestration des Données avec FranceConnect :
- FranceConnect permet de connecter l’espace indemnisation de l’assureur à la CNAM. Les assurés peuvent ainsi donner leur consentement pour la transmission des informations nécessaires, comme le numéro de sécurité sociale et les attestations IJ.
- Cette interconnexion simplifie le parcours d’indemnisation en assurant une collecte de données centralisée et automatisée.
- Automatisation avec Adoc Capture et RPA :
- Adoc Capture : Les données de l’Assurance Maladie, une fois transmises, sont extraites et enregistrées dans le dossier d’indemnisation de l’assuré.
- RPA (Robotic Process Automation) : Le robot s’occupe de saisir les informations dans le système de gestion, libérant ainsi les gestionnaires des tâches répétitives et permettant un gain de temps considérable.
- Suivi des Processus dans Appian :
- Appian : Permet le suivi et la gestion des tâches pour les gestionnaires de sinistres. Bien que ce système ne centralise pas toutes les interactions, il offre une visibilité sur l’état d’avancement des dossiers, améliorant la supervision et la réactivité face aux besoins des assurés.
- Premières Bases pour une Gestion Centralisée :
- Ces technologies, bien que distinctes, posent les fondations d’un modèle BOAT en regroupant progressivement les étapes et les outils nécessaires au traitement des indemnisations, préfigurant une plateforme unifiée.
Bénéfices et Avantages pour l’Entreprise et l’Assuré :
- Parcours Simplifié pour l’Assuré : Grâce à FranceConnect et Adoc Capture, l’assuré n’a plus besoin de remplir manuellement les informations, ce qui réduit les erreurs et les étapes pour soumettre une demande.
- Automatisation des Tâches Répétitives : L’automatisation par RPA libère du temps pour les gestionnaires et assure une prise en charge rapide des dossiers.
- Suivi Amélioré : Appian offre une supervision efficace, même si tous les cas d’usage ne sont pas encore centralisés, permettant aux gestionnaires de suivre l’avancement des indemnisations et d’intervenir en cas de besoin.
Conclusion
Ces premières intégrations représentent les prémices du BOAT chez l’assureur, en amorçant une transition vers une gestion plus intégrée et automatisée des processus d’indemnisation. Bien que chaque technologie opère indépendamment, leur convergence progressive pave la voie vers une future orchestration complète et centralisée, où le BOAT pourra pleinement transformer le parcours d’indemnisation avec un portail utilisateur unique et une automatisation poussée des flux de données.
Le BOAT représente une approche plus large et plus intégrée que le BPM traditionnel. En réunissant l’automatisation des processus, la gestion intelligente des données et la fédération des cas d’usage au sein d’un portail utilisateur, il transforme la manière dont les entreprises fonctionnent. Le BOAT permet non seulement d'optimiser les opérations internes, mais aussi de mieux répondre aux besoins des clients, assurant ainsi un avantage concurrentiel durable.