Pour les organisations bénéficiant d’un système de Gestion Electronique de Documents (GED), il est parfois nécessaire d’utiliser des modèles de documents avec un cadre identique, afin de simplifier le travail des collaborateurs et de garantir la présence de l’ensemble des informations et mentions obligatoires.
FlowerDocs, solution de gestion électronique de documents développée par Arondor, permet de définir les modèles de données et documents grâce à une technologie permettant de répondre aux besoins des utilisateurs. Les avantages sont nombreux : fluidification de la production des documents, garantie du respect de la charte graphique, respect des informations obligatoires, gain de temps…
Dans cet article, découvrez comment FlowerDocs permet de définir un modèle de documents grâce à une explication détaillée, de la création à l’utilisation.
La création des modèles de documents avec FlowerDocs
Les propriétés personnalisées de la suite Microsoft Office permettent aux utilisateurs de concevoir des modèles de documents adaptés, personnalisables et faciles à utiliser.
En utilisant FlowerDocs, les utilisateurs peuvent davantage simplifier la génération de ces documents. En effet, la solution propose des outils permettant de générer des documents directement avec les données propres au contexte métier, grâce au service “REST”. Par ailleurs, il est également possible à une application tierce de faire appel à ce service.
Comment utiliser un modèle de document ?
Suite à la réception d’un courrier, il est possible de créer via FlowerDocs un modèle de réponse, entièrement personnalisable. Au cours de ce traitement, l’utilisateur sélectionne un modèle de document dans la liste des modèles disponibles et il est également possible d’ajouter des informations métier (ex : nom, type de document) dans le but de faciliter le travail des utilisateurs et de les guider dans leur choix.
FlowerDocs permet également aux utilisateurs d’indexer les modèles de documents et de définir des propriétés qui leurs sont propres (ex : date validité, confidentialité, référence d’archivage…).
Par ailleurs, une fois le document créé et généré, l’ensemble des propriétés qui ont été personnalisées se retrouve automatiquement au sein du document et sont directement mises à jour.
La gestion de l’administration dans FlowerDocs
FlowerDocs permet de définir les administrateurs qui peuvent créer, modifier et/ou supprimer les modèles de documents, directement depuis l’interface administrateur de l’application.
Afin de permettre une visualisation plus fonctionnelle pour les utilisateurs, il est possible d’ajouter un profil utilisateur dédié à la gestion des modèles des documents, depuis un onglet de l’application.
L’intégration de FlowerDocs
L’interfaçage et l’intégration de FlowerDocs peut directement se faire chez le client. Pour cela, il est nécessaire d’avoir recours à un JavaScript.
Ainsi, la gestion des modèles de documents dans une GED est un enjeu pour les organisations. Notre solution FlowerDocs répond aux différentes exigences, aux besoins métier et dispose de nombreux avantages, à la fois pour les utilisateurs que pour la conformité RGPD.
