La gestion de données est devenu un élément stratégique pour les entreprises dans le cadre d'une Gestion Electronique de Documents. Aujourd’hui, la collecte des données permet de disposer d’informations précieuses sur le client, les prestataires ou encore les concurrents. D’un point de vue macroéconomique, une bonne connaissance du marché prépare les entreprises à anticiper les risques liés à leur activité, alors que d’un point de vue microéconomique, une bonne gestion des données assure le bon fonctionnement des différents services.
Lorsqu’une entreprise est composée de plusieurs entités, les informations sont traitées en interne au sein de la filiale concernée, chaque service dispose donc de sa propre source d’information. Les informations externes entrantes se répartissent entre les différents services et se retrouvent souvent cloisonnées dans leur propre zone de stockage. C’est pourquoi il est difficile de trouver certains documents. Centraliser les données permet d’accéder facilement à l’information et permet aux usagers de gagner du temps.
Aujourd’hui, les entreprises et les collectivités souhaitent adopter cette tendance. Les informations ainsi centralisées sont stockées dans un seul système, permettant l’accès directement aux informations et l’optimisation des traitements des demandes, sans avoir besoin de parcourir les différents services.
Pourquoi centraliser ses données ?
Les entreprises se tournent vers la centralisation des données pour mieux maîtriser l’ensemble de leurs activités. En effet, celle-ci permet d’avoir un contrôle généralisé des processus métiers, des niveaux de sécurisation, une meilleure traçabilité des documents, mais aussi de faire évoluer le système d’information.
Quels en sont les bénéfices ?
- Un gain de temps
Les informations du client, les documents administratifs et les demandes spécifiques peuvent être consultés par les utilisateurs en temps réel. La centralisation des données permet une meilleure fluidification des informations grâce à une seule et même base d’informations.
Un employé peut passer 30% de son temps à chercher des informations nécessaires, ce qui est énorme par rapport au temps de travail. Il prends donc du retard sur les autres dossiers à traiter.
- Une meilleure relation client
Les nouveaux documents sont directement transférés dans une seule et même plateforme. Celle-ci permet aux utilisateurs de créer des Workflows/Processus et garantit alors un meilleur suivi. Les demandes clients sont traitées plus rapidement. Le gain de temps permet ainsi aux utilisateurs de se consacrer sur leur cœur de métier ainsi qu’à la relation client : l’investissement pour centraliser ses données représente donc un réel avantage concurrentiel.
- Une réduction des coûts
Grâce à la mise en place d’une solution permettant de centraliser les données, l’entreprise réalise alors indéniablement des coûts de stockage, de maintenance et des coûts secondaires tels que les dépenses administratives et de transport. Avec l'apparition de Cloud, de plus en plus d’entreprises passent le cap, ce qu’il leur permet de contrôler leurs coûts avec une meilleure gestion des infrastructures.
Comment s’opère la capture des données ?
Tout d’abord, il est primordial pour l’entreprise de bien connaître son contexte technologique. L’organisation pouvant être très différente d’un service à un autre, il est nécessaire de commencer par un audit de chaque service afin de cerner les besoins des utilisateurs et leurs méthodes de travail.
Une des étapes les plus importantes de la centralisation des données consiste dans le choix de la solution qui sera personnalisée et modulable. Chaque métier ayant ses spécificités, la solution choisie devra répondre au plus près aux besoins distincts préalablement budgétisés par l’entreprise.
Ensuite, la mise en place du projet se fait étape par étape sur l’année en commençant par la migration de données pour chaque entité (idéalement, avec une entité pilote dans un premier temps). Les documents seront transférés vers le nouveau système de centralisation selon différentes méthodes soit de façon “Big Bang” ou “Stock & Delta” (qui correspond au courant). Ensuite, vient l'étape de la capture des données et celle de l'extraction des données dans la GED.
Enfin, l’entreprise aura besoin d’être accompagnée du début à la fin. La conduite du changement passera par la formation des salariés sur la nouvelle plateforme et l'adaptation de la solutions aux besoins du métier. Chez Arondor, les équipes sont présentes dès la mise en place du projet. Elles assurent le maintien de la solution, aident les salariés à s’adapter au nouveau système de centralisation et à simplifier son utilisation.
Cette solution est-elle sécurisée ?
- Un accès sélectif
Les données sont sécurisées. Elles ne sont pas partagées avec l’ensemble des salariés de l’entreprise. L’entreprise peut décider de restreindre les accès aux documents sensibles à certaines entités ou personnes, selon sa propre politique de confidentialité.
- Des serveurs sécurisés
Lorsqu’une entreprise décide de centraliser ses données, elle a besoin d’une forte fiabilité dans la sécurisation de ces dernières. Chez Arondor, les normes françaises sont de vigueur. Afin de maximiser la sécurisation des informations sensibles, nous avons d’une part des serveurs localisés en France, mais également la possibilité d’héberger les données sur des serveurs spécialisés. Il est donc possible de mettre en place un haut niveau de sécurité pour les sociétés qui en ont besoin.
Le Cloud, un tournant dans la gestion des données
Depuis quelques années déjà, les entreprises externalisent de plus en plus vers le Cloud. Celui-ci se met en place rapidement et représente une économie de coûts humains et financiers. Toutes les entreprises qui travaillent en Cloud délèguent la gestion de certaines tâches : entretiens techniques, administratifs, etc.
Ainsi, elles gagnent en efficacité et se concentre sur la qualité de service. Un cercle vertueux s’opère alors : plus l’entreprise se recentre sur son cœur de métier, plus elle est proche de ses clients et plus elle crée de la valeur ajoutée.
Avec la crise du Covid-19, les entreprises ayant externalisé et centralisé leurs données se sont mieux adaptées en donnant accès aux documents à leurs salariés en télétravail. Ces derniers mois, les niveaux de sécurité ont été renforcés, les clouds français et européen sont mieux sécurisés car ils respectent les lois relatives à la protection des données personnelles (RGPD).
L’utilisation des technologies plus poussées pour une centralisation des données optimisée
La tendance se tourne vers le Robotic Process Automation (RPA) et l'Intelligence Artificielle (IA). Le RPA permet de remplacer des tâches répétitives pour les utilisateurs.
Aujourd’hui, le Cloud fonctionne en adéquation avec l’Intelligence Artificielle. L’IA offre la possibilité d’analyser du contenu de façon automatique notamment sur les emails (humeur, besoin…) afin d’orienter le client vers la personne la plus apte à traiter sa demande.
L’ensemble des grands acteurs du Cloud offre de l’IA et intègre de plus en plus les commandes visuelles et vocales. L’IA est donc aujourd’hui une solution importante d’analyse de contenu et de flux entrants, offrant aux entreprises une solution encore plus performante dans la gestion de ses données.
