Tout comme le secteur privé pour qui les avantages de la Robotic Process Automation (RPA) ne sont plus à discuter, le secteur public mise sur les bénéfices de cet outil pour réaliser et poursuivre sa transformation numérique.
Afin d’éviter aux agents des tâches manuelles répétitives et chronophages, la RPA s’engage à accélérer la transformation digitale des organismes publics en améliorant la relation avec les usagers grâce à des envois automatiques d’informations, d’emails, de notifications, etc. et en simplifiant ainsi les processus (transferts de pièces jointes, dépôts en GED et mises en paiement automatisées).
De la capture à la RPA
Un organisme public dans le sud de la France a fait appel à l’expertise de Kofax et Arondor pour optimiser et automatiser le traitement de ses factures fournisseurs. Initialement, le projet ne portait que sur la capture de documents et non la RPA. Le système de numérisation et de traitement des factures fournisseurs a donc été fortement enrichi. « Nous avons fait en sorte que ce système puisse aussi traiter tout le courrier entrant, y compris le mail, mais aussi les demandes émanant du portail de gestion de la relation usager. Notamment les demandes d’aide sociale. C’est à ce stade que nous avons préconisé un robot Kofax », précise Xavier Davila, Directeur du Pôle Capture et RPA chez Arondor.
Traitement automatisé des demandes sociales
La demande de l’organisme concernait l’intégration de ces informations directement dans son ERP afin de traiter les demandes. Cependant, ne disposant d’aucune GED, ni de workflow, cet organisme s’est retrouvé dans l’impasse. « Vu la présence de nombreux flux, nous avons mis à disposition une GED et des bannettes numériques », indique Xavier Davila. Par ailleurs, pour chaque demande, une phase de complétude concernant l’identification du demandeur doit être initiée afin de savoir en temps réel si les demandes sont en cours, l’historique de la demande, etc. Le système de bannettes et de GED permet ainsi d’ajouter des workflow pour gérer ces demandes et assurer un suivi précis. Le robot Kofax se charge alors de transférer le dossier de demande issu du portail GRU dans la bannette « à traiter » et injecte les documents dans le GED.
Autres perspectives pour l’utilisation de la RPA
Aujourd’hui, l’organisme pense à d’autres utilisations du robot : l’intégration d’IBAN dans son ERP pour mettre à jour automatiquement les coordonnées bancaires, par exemple. Il est évident que les volontés d’automatisation se multiplient. D’autant plus que dans les organismes publics, les procédures restent polluées par une myriade de micro-tâches qui, en cas de télétravail forcé, rendent les processus impossibles. La RPA permet alors d’alléger l’ensemble de ces micro-tâches et de traiter les saisies fastidieuses (ressaisir un RIB, les informations d’identité, etc.).
A noter que les organismes publics veulent aussi pouvoir interagir avec leur ERP alors même que leurs systèmes sont pour la plupart fermés. « Avec la RPA, il est possible de s’affranchir de ce manque d’ouverture. Le robot se contente de capturer l’interface des différents écrans de transaction pour automatiser des processus qui jusqu’à maintenant ne pouvaient pas l’être. » , ajoute Xavier Davila.
Par conséquent, la RPA complète indéniablement la panoplie d’outils pour mener à bien sa transformation digitale, tout comme la capture intelligente, la GED, l’IA ou encore l’analyse sémantique.
