Que peut apporter la RPA au secteur des soins de santé ?
Le secteur des soins de santé est rempli de normes, de protocoles, de règles et d'exigences de conformité. Ces normes sont considérées comme la base de référence pour des soins de qualité, même si elles ne sont pas directement liées au traitement lui-même mais aux processus commerciaux ou à la gestion des données.
L'enchaînement naturel des réglementations strictes fait que les employés sont engagés dans des tâches fastidieuses, telles que la saisie des données des patients ou leur transfert entre plusieurs systèmes. Susceptibles d'entraîner des erreurs, ces activités très chronophage pour le personnel médical, sont souvent source d'ennui et, par conséquent, d'épuisement professionnel et de diminution du chiffre d'affaires de l’établissement hospitalier.
La RPA est une technologie qui utilise des robots logiciels, ou simplement des bots, pour exécuter des tâches répétitives à fort volume dans un environnement numérique. Étant donné la nature algorithmique des robots RPA, ils sont parfaitement adaptés à la prise en charge des tâches fastidieuses basées sur des scénarios, dont le système de santé regorge.
Pour garantir la sécurité et la confidentialité des données de santé, le centre d'excellence d'Arondor a obtenu la certification Hébergeur de Données de Santé (HDS). Cette certification témoigne de l'engagement d'Arondor envers la confiance numérique et la protection des informations sensibles, assurant ainsi que les solutions RPA qu'elle propose répondent aux normes les plus strictes en matière de sécurité des données. Découvrez comment Arondor met en avant l'importance de la confiance numérique dans la gestion des données de santé :
Les avantages de la RPA dans le secteur de la santé :
L'automatisation des processus robotiques présente trois avantages principaux pour les organismes de santé.
1. La réduction des tâches administratives manuelles qui prennent beaucoup de temps :
La gestion des demandes de nouveaux rendez-vous, la préparation et l'arrivée des patients ou le processus de facturation peuvent prendre beaucoup de temps tout en constituant des activités à faible marge et à faible valeur ajoutée. De plus, les quantités massives de tâches récurrentes d'entrée et de sortie des données des patients au niveau du médecin ou de l'infirmerie entraînent une diminution du nombre de rendez-vous disponibles.
En mettant en œuvre l'automatisation des soins de santé avec la RPA, vous mettez les flux de travail fastidieux et sujets aux erreurs sur un pilote automatique, imitant les tâches que les employés avaient l'habitude d'effectuer manuellement, mais de manière plus rapide et plus précise. En déléguant ces tâches aux robots RPA, les employés peuvent consacrer plus de temps aux soins des patients, et non à la paperasse.
2. Une meilleure conformité :
La RPA peut également être utilisée pour améliorer la conformité dans les hôpitaux et autres organismes de santé. Comme les robots logiciels suivent strictement les règles prédéfinies et n'oublient jamais rien, il est possible de s'assurer que chaque processus a toutes les cases nécessaires cochées.
Par exemple, vous pouvez facilement vous assurer de la conformité du flux de travail en ce qui concerne les règles temporelles, comme le fait qu'un test de laboratoire soit effectué dans les 24 heures suivant une visite à la clinique.
3. Amélioration de la sécurité des données :
La RPA vous permet également de traiter les données sensibles en toute sécurité. Par exemple, une violation de conformité courante est l'accès par des employés non autorisés aux dossiers médicaux privés des patients, tels que les résultats des tests sanguins. Il n'est pas nécessaire que cela soit intentionnel. Souvent, la raison est le besoin de traiter manuellement une grande quantité de données, ce qui a amené à augmenter le nombre d’employés supplémentaires. En confiant ce type de tâche à des bots, vous pouvez traiter les dossiers médicaux sans que les employés aient besoin d'y accéder.
Cas d'usage de la RPA dans le secteur de la santé :
Voici quelques cas d’usage possible pour l’utilisation de la RPA dans le secteur de la santé.
Cas d'usage n° 1 : Prise de rendez-vous
Dans de nombreuses organisations, la prise de rendez-vous avec un médecin est devenue un processus en ligne. Cependant, le traitement de ces réservations reste souvent une tâche manuelle. Imaginez maintenant des dizaines de rendez-vous pris pour les deux semaines à venir, dont certains sont déjà annulés ou mis à jour, et un seul administrateur pour traiter toutes les demandes entrantes.
La prise de rendez-vous doit être précise en termes de correspondance entre un médecin disponible et un patient. Si un médecin doit prendre quelques jours de congés pour une raison quelconque, le personnel administratif doit relever un défi supplémentaire en planifiant de nouveau les rendez-vous prévus ces jours-là.
La solution : Avec l'aide de robots RPA, vous pouvez gérer automatiquement les demandes de rendez-vous des patients, les programmer, les mettre à jour ou les annuler si nécessaire.
Le flux de travail automatisé peut être le suivant :
- Un bot RPA propose des créneaux de rendez-vous à un patient en fonction de ses besoins et de la disponibilité d'un médecin.
- Une fois que le patient a pris un rendez-vous, le robot le programme dans la base de données et supprime les créneaux de rendez-vous non réservés.
- Le robot informe également le patient par courrier électronique, en confirmant les détails du rendez-vous.
Cas d'usage n° 2 : Facturation :
La facturation médicale, les paiements et le traitement des réclamations d'assurance sont des flux de travail très répétitifs, ce qui en fait des candidats parfaits pour l'automatisation. Non seulement ils prennent beaucoup de temps s'ils sont effectués manuellement, mais ils sont également sujets aux erreurs. Lorsque des erreurs se glissent dans le système, elles peuvent perturber le flux d'activités vitales.
La solution : Vous pouvez utiliser un robot spécialement conçu pour traiter automatiquement les processus de facturation en fonction des services offerts aux clients.
Le flux de travail automatisé peut être le suivant :
- Un robot RPA reconnaît les détails du paiement en utilisant la reconnaissance optique de caractères (OCR).
- Il se connecte ensuite au système comptable et saisit les données dans les champs correspondants du système.
- Une fois la facture créée et enregistrée dans le système, le robot l'envoie par courriel à un patient.
- En cas de retard de paiement, le robot peut également envoyer un rappel personnalisé au patient et créer un rapport sur les rappels envoyés avec l'état actuel du paiement pour un responsable financier.
Cas d'usage n° 3 : Instructions de sortie :
Lorsque les patients sortent de l'hôpital après un traitement, ils doivent suivre un régime de soins et de médicaments spécifiques. Certains patients peuvent oublier les détails ou manquer la date à laquelle ils doivent effectuer une procédure spécifique (examens médicaux, prise de sang…).
La solution : L'utilisation de bots RPA peut apporter une valeur ajoutée aux instructions de sortie et à l'expérience globale du patient.
Le flux de travail automatisé peut être le suivant :
- Le bot envoie par courriel à un patient les directives de sortie et de post-médication.
- Selon le plan de rétablissement, le bot envoie des notifications opportunes pour informer le patient du calendrier, des rendez-vous et des tests requis.
Cas d'usage n° 4 : Audits :
Un audit est une routine inévitable dans toute organisation de soins de santé. Il est effectué périodiquement et peut aller du patient à l'hôpital.
Solution : Les bots RPA peuvent être utiles pour l'enregistrement des données et la génération de rapports.
Quelques exemples possibles d’application RPA :
- Envoyer des enquêtes et traiter leurs résultats.
- Automatiser les activités de collecte de preuves d'audit.
- Intégrer les données de plusieurs fichiers et systèmes dans un seul rapport.
- Effectuer des contrôles d'audit de base dans des feuilles de calcul.
Cas d'usage n° 5 : Contrôles de conformité :
Outre les exigences de conformité interne, les prestataires de soins de santé sont confrontés à la nécessité de gérer des audits externes. Parfois, ces audits peuvent prendre les employés au dépourvu.
Solution : La RPA garantit que toutes les étapes du processus sont suivies, retraçables, strictement documentées et bien organisées dans des journaux structurés.
Quelques exemples possibles d’application RPA :
- Éliminez ou réduisez le temps consacré à la collecte, à la compilation et au nettoyage de grandes quantités d'informations.
- Effectuez des audits internes de vérification de pré-conformité pour identifier les processus non conformes.
- Extraire les données des journaux d'audit à tout moment.
Autre cas d’usage envisageables :
- Suivi des commandes
- Impression automatisée d’un historique patient
- Gestion des lits
- L’inscription administrative des internes (éviter les ressaisies dans différents logiciels)
- Le renseignement du ROR (répertoire opérationnel des ressources)
- La remontée du statut des demandes de transport depuis le logiciel de transport vers le logiciel de gestion des flux patients
- La résolution d’erreurs d’intégration d’actes au Système d’Information Hospitalier (erreurs liées à des mauvais rattachements d’UF secondaires)
- Le recopiage de données de la base locale de pharmacovigilance dans la base nationale
- Automatisation des paramétrages pharmacies
- Mise à jour des coordonnées des agents
- Automatisation des reprises de données dans les outils de prescription
Arondor accompagne de A à Z les entreprises dans leur transition numérique depuis de nombreuses années. Nos solutions s’appuient sur les meilleures pratiques pour automatiser des processus complexes, en assurant une coordination optimale entre les équipes métiers et informatiques. Si vous souhaitez intégrer des solutions de RPA dans votre organisation, n’hésitez pas à nous contacter !