Avec la multiplication des appareils, l’activation des notifications et leur synchronisation, nous sommes aujourd'hui tous connectés en continu et avons donc accès à nos mails professionnels 24/7.
Durant le confinement mais aussi depuis, notre amplitude horaire de travail dans la journée s’est accrue, soit plus travailler plus tôt ou bien plus tard en fonction des contraintes de la journée. En plus de cette amplitude horaire accrue renforcée par le télétravail, le nombre de mails et de mises en copie a considérablement augmenté, car l’information qui autrefois se partageait en direct est désormais dématérialisée.
En 2017, selon Statista, 269 milliards de mails étaient envoyés quotidiennement, les projections pour 2020 étaient de 306 milliards, sans compter l’augmentation que nous pouvons tous constater personnellement. En 2021, environ 320 milliards de mails étaient envoyés et reçus chaque jour. Ce chiffre devrait dépasser plus 376 milliards en 2025.
Aujourd’hui, le partage de documents par mails représente près de 20% des courriers électroniques que nous recevons et traitons. Le mail est-il un moyen de communication professionnel efficace pour transmettre des documents ?
Le document
Que ce soit par sa forme, son type, son format ou sa confidentialité, le document est par définition multiple. Il peut être seul ou regroupé, sous forme de dossiers. Un document peut donc avoir plusieurs versions et peut être soumis à plusieurs validations. C’est pourquoi il est nécessaire de bien classer ses dossiers afin de retrouver plus facilement les documents utilisés. Un document mal classé est un document perdu.
Son utilisation peut être collaborative et évolutive ou alors officielle et figée, cela dépend surtout de l’usage de chaque collaborateur. De plus, un document peut être consulté sous format papier ou électronique, dans sa version originale ou en copie. Pour chaque document, les combinaisons sont variées et un même document apparaît parfois sous de multiples versions, d'où la difficulté de certaines entreprises à ordonner la gestion de leurs documents internes et courriers entrants.
Le mail, un bon vecteur de transmission ?
Voici les différents types de documents selon leur provenance et leur destination :
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Documents entrants dans l'organisation
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Documents internes à l'organisation
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Documents sortants de l'organisation
Les documents entrants
Au sein de l'entreprise, les documents entrants auront deux formes principales : électronique (l’email principalement) et papier. Il est impossible de combiner les deux sans application dédiée car il va falloir jongler entre les formats et maintenir à jour deux types de dossiers.
Des solutions du marché telles que le module GEC de FlowerDocs permettent de les combiner et de s’affranchir du classement car ils seront regroupés selon le sujet natif. La mise en place de ce type de solutions permet d’améliorer l’organisation du travail au sein des différents services.
Les documents internes
Au premier abord, les documents internes sont les plus à mêmes d’être gérés par mail. En effet, nous pouvons partager des documents dans un but collaboratif, cependant l’échange par mail ne semble pas répondre à ce besoin. Par exemple, si un collaborateur envoie un document à trois personnes, chaque personne va le modifier et le renvoyer. Le collaborateur va perdre du temps pour mettre à jour le document et ses collègues ne seront pas au courant des modifications des autres.
Cette démarche va augmenter de façon significative le nombre de versions dans la base de données.
Les échanges en différés alourdissent la communication interne, réduisant ainsi l'efficacité des équipes.
Les documents sortants
Les collaborateurs n’utilisent pas les documents de la même façon et le mail semble efficace dans la mesure où il assure un lien entre les différents collaborateurs.
Néanmoins, ce mode de communication trouve ses limites dans la durée de traitement des informations. En effet, il va falloir se rappeler du nom du document ou de l’expéditeur pour le retrouver. Cet exercice de mémoire demande un effort supplémentaire lorsque le collaborateur doit retrouver ce document, plusieurs mois, voire plusieurs années après.
Par ailleurs, les mails peuvent être consultés en dehors des heures de travail et sur un autre appareil que l’ordinateur professionnel. La consultation d’un document sur smartphone n’offre pas des fonctionnalités approfondies. Depuis un smartphone, il est aisé de survoler le document mais impossible de le mettre à jour. Il pourrait également être ouvert puis “oublié”.
Améliorer la gestion de ses documents avec FlowerDocs
Toutes ces raisons font que le partage de document par email génère une source de stress supplémentaire. La gestion des documents internes sera donc plus simple et efficace grâce à une application dédiée telle que FlowerDocs.
Cette solution favorisera la collaboration entre les services, la diffusion, la recherche et la consultation des documents.
En effet, FlowerDocs permet de s'affranchir de ces problématiques à l'aide de son module e-Enveloppe. Ce module définit de façon simple l’ensemble des processus internes/externes d’une entreprise, et permet également de :
- Concevoir les processus métier en quelques clics
- Rendre le métier autonome dans le design et l’évolution de ses processus
- Paramétrer les restrictions d’accès en fonction du contexte métier
Le module e-Enveloppe de FlowerDocs est doté d’un module de création de processus simplifiés, accessible à des fonctionnels métiers, avec 0 ligne de codes.
L’utilisateur accède à quatre écrans successifs permettant la création intuitive du processus.
Enfin, en plus de son interface simplifiée et de son module e-Enveloppe, FlowerDocs permet également de :
- Partager des informations en temps réel
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Partager des documents à jour
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Attribuer des tâches
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Relayer des sujets complexes
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Suivre en temps réel l'évolution des projets
FlowerDocs permet ainsi aux équipes de suivre la circulation des informations tant en interne qu'en externe, facilitant ainsi la collaboration entre les services et permettant de gagner un temps précieux dans leur travail.
