Repenser les échanges de mails et de documents

Rédigé par Mario Mina le 2 févr. 2021 18:28:42

3 Min de lecture

 

Avec la multiplication des appareils, l’activation des notifications et la synchronisation de ces mêmes appareils nous sommes connectés en continu. Nous avons accès à nos mails professionnels 24/7. Certains employés désynchronisent leurs comptes professionnels le week-end, mais tous ne le font pas, loin de là.

Durant le confinement notre amplitude journalière de travail s’est accrue, certains se levaient plus tôt pour travailler, d’autres travaillaient le soir pour « rattraper ».

En plus de ces longues journées, le nombre de mails a explosé. L’information qui autrefois se partageait en direct est désormais dématérialisée. 

C’est pourquoi les mises en copie et les échanges de mails ont significativement augmenté. En 2017, 269 milliards de mails étaient envoyés quotidiennement, contre 306 milliards en 2020. La crise du Covid a contribué à l’augmentation de ce chiffre.

Aujourd’hui, le partage de documents par mails représente près de 20% des courriers électroniques que nous recevons et traitons. Le mail est-il un moyen de communication professionnel efficace pour transmettre des documents ?

Ces types de documents présentent un intérêt et une efficacité de partage relative nous vous expliquons pourquoi.

 

Le document

 

Que ce soit par sa forme, son type, son format ou sa confidentialité, le document est par définition multiple. Il peut être seul ou regroupé, sous forme de dossiers. Un document peut donc avoir plusieurs versions et peut être soumis à plusieurs validations. C’est pourquoi il est nécessaire de bien classer ses dossiers afin de retrouver plus facilement les documents utilisés. Un document mal classé est un document perdu. 

Son utilisation peut être collaborative et évolutive ou alors officielle et figée, cela dépend de l’usage de chaque collaborateur. De plus, un document peut être consulté sous format papier ou électronique, dans sa version originale ou en copie. Pour chaque document, les combinaisons sont variées. Un même document apparaît parfois sous de multiples versions, d'où la difficulté de certaines entreprises à ordonner la gestion de leurs documents internes et courriers entrants.


L'email est-il un bon vecteur de transmission ?


Voici les différents types de documents selon leur provenance et leur destination :

  1. Documents entrants dans l’organisme

  2. Documents internes à l’organisme

  3. Documents sortant de l’organisme

 

Les documents entrants


Dans l’organisme interne de l'entreprise, les documents entrants auront deux formes principales : électronique (l’email principalement) et  papier. Il est impossible de combiner les deux sans application dédiée car il va falloir jongler entre les formats et maintenir à jour deux types de dossiers, l’efficacité n’est donc pas au rendez-vous. 

Des solutions du marché telles que le module GEC de FlowerDocs permettent de les combiner et de s’affranchir du classement car ils seront regroupés selon le sujet natif. La mise en place de ce type de solutions permet d’améliorer l’organisation du travail au sein des différents services.


Les documents internes

 

Au premier abord, les documents internes sont les plus à mêmes d’être gérés par mail, mais de prime abord seulement.

En effet, nous pouvons partager des documents dans un but collaboratif, cependant l’échange par mail ne semble pas répondre à ce besoin. Par exemple, si un collaborateur envoie un document à trois personnes, chaque personne va le modifier et le renvoyer. Le collaborateur va perdre du temps pour mettre à jour le document et ses collègues ne seront pas au courant des modifications des autres.

Cette démarche va augmenter de façon significative le nombre de versions dans la base de données.

Les échanges en différés alourdissent la communication interne, réduisant ainsi l'efficacité des équipes. La gestion des documents dans une application dédiée telle que le module e-Enveloppe de FlowerDocs, résoudrait ce type de problème.

 

Les documents sortants


Les collaborateurs n’utilisent pas les documents de la même façon. Les documents n’ont pas de visée collaborative, certains ont une fonction informative. L'email semble efficace dans la mesure où il assure un lien entre les différents collaborateurs.

Néanmoins, ce mode de communication trouve ses limites dans la durée de traitement des informations. Il va falloir se rappeler du nom du document ou de l’expéditeur pour le retrouver.

Cet exercice de mémoire demande un effort supplémentaire lorsque le collaborateur doit retrouver ce document, plusieurs mois, voire plusieurs années après. L'efficacité de ce type d’échange semble compromis.

Par ailleurs, les emails peuvent être consultés en dehors des heures de travail et sur un autre appareil que l’ordinateur professionnel. La consultation d’un document sur smartphone n’offre pas des fonctionnalités approfondies. Depuis un smartphone, il est aisé de survoler le document mais impossible de le mettre à jour. Il pourrait également être ouvert puis “oublié”.

 

Améliorer la gestion de ses documents

 

Toutes ces raisons font que le partage de document par email génère une source de stress supplémentaire. La gestion des documents internes sera donc plus simple et efficace grâce à une application dédiée telle que FlowerDocs.

Cette solution favorisera la collaboration entre les services, la diffusion, la recherche et la consultation des documents.

En effet, FlowerDocs permet de s'affranchir de ces problématiques à l'aide de son module e-Enveloppe. Ce module définit de façon simple l’ensemble des processus internes/externes d’une entreprise.

Il permet également de : 

  1. Concevoir les processus métier en quelques clics

  2. Rendre le métier autonome dans le design et l’évolution de ses processus

  3. Paramétrer les restrictions d’accès en fonction du contexte métier.

Le module e-Enveloppe de FlowerDocs est doté d’un module de création de processus simplifié, accessible à des fonctionnels métiers, avec 0 ligne de codes.

L’utilisateur accède à quatre écrans successifs permettant la création intuitive du processus.

FlowerDocs permet donc aux équipes de suivre la circulation des informations tant en interne qu'en externe, facilitant ainsi la collaboration entre les services. Les équipes gagnent ainsi un temps précieux dans leur travail.

Demandez une démo FlowerDocs

Sujets Gestion électronique de courrier, Centralisation des données, sécurité des données