Pour répondre aux défis posés par la gestion de courrier entrant, Arondor a développé une solution spécifique baptisée Flower GEC. Elle s’enrichit aujourd’hui de plusieurs fonctionnalités, tout comme son complément dédié à la gestion des documents internes e-Enveloppe.
Flower GEC et son interface unifiée permettent de gérer l'ensemble des flux de l'organisation, notamment la Gestion électronique de courriers entrant (papier, email, fax, dépôt portail), le courrier sortant (éditique, égrené ou email, avec ou sans signature électronique) et le courrier circulant (navette, enveloppes internes, parapheurs). Proposée en mode SaaS, la solution ne nécessite aucune installation, aucune intégration, aucun paramétrage, uniquement quelques journées d’accompagnement et des séances de formation pour les collaborateurs.
Bannettes, tri, filtrage, collaboration et suivi
Elle assure également une gestion efficace de la distribution du courrier par le biais de bannettes dynamiques, collectives et personnelles, dotées de fonctionnalités de tri, filtre et plan de classement, ce qui facilite la collaboration et le suivi. Flower GEC autorise également l'affichage à la volée d'un dossier avec plan de classement personnalisé par profil et possibilités d'annotation sur les documents.
Flower GEC, nouvelle génération
Arondor a ainsi apporté des améliorations à Flower GEC et intégré plusieurs nouveautés que devraient beaucoup apprécier les utilisateurs notamment :
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La possibilité de répondre directement au courrier par mail depuis l’interface de l'application. Avec, bien entendu, la possibilité de mettre un ou plusieurs destinataires en copie ou en copie cachée, d’ajouter en pièce jointe des documents présents dans la GED, etc. “Nous avons là toutes les fonctionnalités d’un webmail, mais en restant dans l’application”, indique Mario Mina, Directeur de la BU Solutions en charge de la création et de la commercialisation de ces solutions chez Arondor.
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L’intégration du moteur d’intelligence artificielle SentAI qui permet d’analyser la tonalité d’un courrier et le niveau de satisfaction de l'expéditeur afin d’en modifier la priorité de traitement et pouvoir mettre les formes pour y répondre. Une fonctionnalité très intéressante dans la gestion de la relation client, citoyen ou usager qui permet d’effectuer des réponses adéquates avec des propositions de formulation et des règles de politesse adaptées.
Gestion électronique du courrier : un incontournable
Quel que soit le cas de figure, la digitalisation du courrier est une étape incontournable de tout projet de dématérialisation et il est important de lui consacrer des moyens. Sans la main-d’œuvre, le matériel et la technologies nécessaires, c’est toute la chaîne de la dématérialisation qui se trouve impactée et pénalisée. “D’autant qu’avec la crise sanitaire, nous nous sommes rendus compte que nous avions tous beaucoup plus d’échanges par mail et que cette multiplication des échanges complexifiait la gestion documentaire”, souligne Mario Mina.
E-Enveloppe, la solution dédiée aux documents internes
Arondor a également développé une solution pour gérer les documents internes baptisée Flower e-Enveloppe. Car, outre le courrier, toutes les entreprises font encore circuler du document papier en interne : des documents à valider ou à signer, des documents RH (notes de frais, arrêts maladie, conclusions d’entretien, etc.), des comptes-rendus, etc. Et ces allers-retours papier se révèlent aussi coûteux que chronophages, surtout entre différents sites géographiques, avec des délais de traitements à rallonge et des incertitudes quant à la distribution aux bons interlocuteurs.
La version digitalisée de l’enveloppe interne
Avec Flower e-Enveloppe, Arondor propose une digitalisation de l’enveloppe interne et supprime la circulation physique des documents. Chaque organisation peut ainsi définir elle-même les processus qu’elle souhaite mettre en place et optimiser leur qualité (contrôle de complétude, distribution de tâches, traçabilité, notifications, etc.).
Flower e-Enveloppe, nouvelle génération
- La disponibilité de plusieurs canaux d’entrée dont le drag & drop, l’upload classique, l’intégration d’un document en GED, mais aussi la possibilité de piloter tous les scanners connectés en réseau depuis l’application. Il devient dès lors aisé de verser directement le document dans la GED, sans avoir à aller le scanner manuellement, à se l’envoyer par mail ou à le télécharger sur une clé USB.
- Le pilotage du smartphone pour des prises de vue en temps réel. Il suffit de cliquer sur la touche requise au sein de l’application, qui active un SDK permettant de piloter l’appareil photo du smartphone. L’outil logiciel détecte ainsi le document, le bon angle, la bonne exposition et valide la prise de photo, puis intègre le visuel dans le workflow. Une fonctionnalité très pratique pour fournir un accès à des intervenants externes (clients finaux, partenaires, fournisseurs, etc.) qui peuvent facilement uploader des documents (des factures ou des justificatifs par exemple) tout en n’ayant qu’une vue cloisonnée de l’application.
- La possibilité de récupérer toutes les métadonnées des documents numérisés et de les ajouter automatiquement dans le processus. “Nous avons beaucoup travaillé avec la BU Capture et RPA de Xavier Davila pour développer les capacités de reconnaissance du logiciel et pouvoir mettre en place des automatismes”, ajoute Mario Mina. Ce qui s’avère là encore très pratique pour la gestion des documents classiques (factures, contrats, etc.).
Flower e-Enveloppe a également eu droit à un lifting avec deux ingrédients majeurs :
- Une nouvelle interface de création de workflows permettant au personnel non-informatique de l’utiliser sans programmation ni ligne de code à rentrer. “Nous avons soigné l’expérience utilisateur et bridé les fonctionnalités pour rendre l’application aussi intuitive que possible”, poursuit Mario Mina. Flower e-Enveloppe propose donc désormais des schémas pré-établis (nombre d’étapes, personnel nommé, responsable d’étapes, etc.) que l’utilisateur n’a plus qu’à compléter.
- Des modules pré-paramétrés à ajouter en fonction des besoins, comme e-Souscription (processus de souscription complet) ou e-KYC (processus de connaissance client), etc. “Nous poursuivons leur création en fonction des cas d’usage”, indique le responsable d’Arondor.
Les solutions FlowerDocs ne nécessitent in fine très peu d’intégration. Il s’agit de solutions packagée que l’ESN porte aujourd’hui à la connaissance des PME et des ETI qui n’ont généralement pas besoin de développement spécifique, mais souhaitent une solution intégrée capable d’être fonctionnelle immédiatement. “Nous proposons aux clients qui le souhaitent des démos en ligne, indique Mario Mina. Nous avons également prévu une sandbox pour qu’ils puissent utiliser l’application et se rendre mieux compte de son intuitivité”.
Le modèle de tarification a, lui aussi, évolué puisque l’offre est désormais facturée à l’usage (en fonction de la volumétrie de courriers ou processus crées) et non plus au nombre d’utilisateur. Ce qui s’avère beaucoup plus parlant pour les organisations concernées.
